Hướng dẫn sử dụng, tải và đăng ký Zoom Meeting từ A-Z chỉ trong 5 phút hoàn toàn miễn phí. Bài viết này sẽ giúp các bạn mới bắt đầu hay đang sử dụng Zoom Meeting trở nên thành thạo ngay sau khi đọc bài viết.
1. ZOOM MEETING là gì?
Zoom Meeting là một phần mềm họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay bởi cuộc gọi chất lượng cao đi cùng với cách thức sử dụng dễ dàng. Lượt tải về Zoom Meeting được lọt vào top 1 ngay sau khi đợt dịch Covid-19 diễn ra, vượt qua hai phần mềm video call của Microsoft là Microsoft Teams và .
Người dùng sử dụng Zoom Meeting thường dùng cho các mục đích như tổ chức lớp học, hội thảo, họp,.. nhưng quan trọng nhất chính là sự kết nối giữa các nhóm nhân viên, giúp có thể cùng nhau làm việc từ xa.
Trước những bê bối về các vấn đề bảo mật của Zoom và tháng 2,3/2020 đã được nhiều báo chí trong nước và ngoài nước đã lên tiếng, Zoom đã dành nhiều thời gian để sửa đổi và lấp các lỗ hổng bảo mật, để đảm bảo cho người dùng. Đến thời điểm hiện tại (tháng 8/2020), Zoom đã chính thức trở thành phần mềm uy tín, chất lượng cao, dễ cài đặt và dễ sử dụng nhất.
Cách thức hoạt động của Zoom Cloud Meeting
Trên là hình ảnh về cách hoạt động của phần mềm Zoom Cloud Meeting. Cách thức hoạt động này giúp người sử dụng Zoom có thể trao đổi thông tin, họp ở mọi vị tri trên mọi thiết bị khác nhau. Đương nhiên là thiết bị của người dùng cần cài đặt Zoom trên máy để có thể sử dụng.
2. Hướng dẫn đăng ký ZOOM MEETING
Bước 1: Điền thông tin ngày sinh
Zoom quy định rất nghiêm ngặt về độ tuổi đăng ký. Vậy nên trước khi đăng ký, Zoom yêu cầu người dùng điền chính xác thông tin ngày sinh. Bạn hãy tuân thủ để tránh các trường hợp ảnh hưởng đến cuộc họp và bảo mật.
Bước 2: Điền thông tin email nơi làm việc, học tập
Lưu ý, Zoom chỉ chấp nhận đăng ký email bằng công ty, doanh nghiệp, trường học để tránh spam. Nếu bạn không có email đuôi nơi bạn đang học tập và làm việc, hãy đăng nhập bằng Facebook hoặc Google. Tuy nhiên trong hướng dẫn này, Zoom Vietnam sẽ hướng dẫn bạn đăng ký bằng email doanh nghiệp.
Bước 3: Kiểm tra hòm thư
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình sẽ hiển thị nội dung thông báo yêu cầu kiểm tra hòm thư email của bạn. Bạn hãy truy cập vào hòm thư điện tử để xem mình đã nhập đúng email hay chưa. Nếu bạn không nhận được email thì bạn hay quay lại bước 2 để nhập lại email chính xác.
Bước 4: Nhấp vào mã kích hoạt đã nhận được qua email
Bước 5: Điền thông tin xác nhận bạn có phải thuộc trường học
Trước khi hoàn thành việc đăng ký, bạn sẽ phải trả lời thông tin về việc bạn có đăng ký tài khoản dưới dạng danh nghĩa trường học hay không. Đây chỉ là một biểu mẫu khảo sát nên bạn hãy tích vào “Yes” hoặc “No” tương ứng với “có” hoặc “không”.
Bước 6: Nhập thông tin họ tên và mật khẩu
Ngoài ra, password bạn cần yêu cầu:
Có ít nhất 8 kí tự
Có ít nhất một chữ (a-z)
Có ít nhất một số (1-8)
Có ít nhất một kí tự viết hoa
Bước 7: Mời bạn bè sử dụng Zoom Meeting cùng
3. Hướng dẫn cách tải ZOOM MEETING và cài đặt
3.1 Hướng dẫn tải Zoom Meeting và cài đặt cho máy tính
Để tải phiên bản Zoom Meeting mới nhất, bạn nhấp vào “Download”
Sau khi nhấp vào link tải, trình duyệt của bạn nếu là Cốc cốc, Chrome, Moliza Firefox hay Microsoft Edge (Internet Exploser) sẽ hiển thị một file đã download như bên dưới. Bạn nhấp vào file “ZoomInstaller.exe” để cài đặt.
Bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản bạn đã đăng ký Zoom Meeting ở bước trên để sử dụng, hoặc đăng nhập bằng các cách khác như Google hay Facebook.
3.2 Hướng dẫn tải Zoom Meeting và cài đặt cho điện thoại
3.2.1 Hướng dẫn tải Zoom Meeting cho hệ điệu hành IOS – Apple
Sau khi tải xong, bạn mở ứng dụng và đăng nhập bình thường là có thể sử dụng được.
Bạn có thể tham gia cuộc họp bằng cách nhập ID phòng và Password được cho. Hoặc đăng nhập bằng tài khoản đã có sẵn sau khi hoàn thành các bước trong cách đăng ký Zoom Meeting ở trên.
3.2.2 Hướng dẫn tải Zoom Meeting cho hệ điệu hành Android
Bạn nhấp vào nút “Install” để tải.
Sau khi tải xong, bạn nhấp tiếp vào “Open” để mở
Tương tự với IOS, bạn có thể tham cuộc họp bằng nhấp vào “Join a Meeting”. Hoặc đăng nhập bằng tài khoản bạn vừa đăng ký như ở trên.
Vậy là bạn đã hoàn thành xong hướng dẫn tải Zoom Meeting cho điện thoại.
4. Hướng dẫn sử dụng và bảo mật cho ZOOM MEETING
Ở Việt Nam hiện nay, nhiều phòng họp Zoom đã bị ảnh hưởng bởi các cuộc quấy rối trên internet. Zoom khuyến khích bạn nên nên làm theo hai hướng dẫn đăng ký Zoom Meeting và cách tải Zoom Meeting ở trên một cách chính xác để đảm bảo cuộc họp được bảo mật. Khi mọi thành viên tham gia, mọi hoạt động đều được chủ phòng quản lý và bảo mật cao.
4.1 Hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting trên máy tính
4.1.1 Tạo phòng họp mới (New Meeting)
Cách tạo phòng họp trên Zoom. Để tạo phòng họp trên Zoom, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập Zoom Meeting
Sau khi tải về và cài đặt, chỉ cần mở Ứng dụng và chọn Sign in để đăng nhập, các bạn có thể đăng nhập bằng Gmail/ Facebook/Tài khoản Google
Bước 2: Màn hình chính của Zoom Meeting
Màn hình chính hiển thị 4 sự lựa chọn cho bạn:
Tại màn hình bạn sẽ thấy 4 chức năng chính:
Ngoài ra sẽ có thanh công cụ nằm ở phía trên:
Home: Trang chủ, đây là nơi bạn tạo các lịch họp, phòng học.
Chat: Bạn có thể nhắn tin với những người dùng trong phần contacts của bạn.
Meetings: Nơi lưu trữ các nội dung cuộc họp đã được ghi lại và cuộc họp/phòng học sắp diễn ra mà bạn được mời.
Contacts: Quản lý danh sách liên hệ của bạn.
Bước 3: Tạo cuộc họp
Đừng quên cài Password (mật khẩu) để đảm bảo sự an toàn, bảo mật cho cuộc họp
4.1.2 Tham gia cuộc họp (Join)
Tại vị trí ID Meeting, bạn hãy nhập mã phòng được cung cấp. Nếu phòng vào yêu cầu password, bạn hãy nhập mật mã bạn được cung cấp.
4.1.3 Lên lịch họp/ tổ chức phòng học qua Zoom (Schedule)
Topic: Tên cuộc họp bạn muốn đặt.
Start: Thời gian bạn muốn bắt đầu cuộc họp.
Duration: Thời gian cuộc họp diễn ra (Dùng bản miễn phí sẽ bị giới hạn thời gian).
Meeting ID:
Đối với Generate Automatically, phòng họp/học sẽ tạo ngẫu nhiên và không cố định địa chỉ cụ thể.
Đối với Personal Meeting, phòng họp/học sẽ được cố định là địa chỉ của bạn.
Password: Cài đặt password cho phòng họp của bạn, tăng tính bảo mật của cuộc họp
Video:
Host: Khi host vào sẽ tự động bật video cho chủ phòng.
Participants: Khi thành viên tham gia sẽ tự bật video cho thành viên.
Calendar: Chọn lịch online của bạn để liên kết. Nhắc và báo, tạo cuộc họp trên các nền tảng.
Advanced Option:
Enable Waiting Room: Ngoài ra khi host vào, các thành viên vào sau phải được phê duyệt của host mới có thể tham gia cuộc họp.
Enable join before host: Trong trường hợp host chưa vào, participants (thành viên) có thể trong phòng chờ.
Automatically record meeting on the local computer: Cuộc họp sẽ tự động được ghi ở máy tính đã đăng nhập Zoom trước đó.
4.1.4: Chia sẻ màn hình không cần tham gia cuộc họp (Share Screen)
Bạn chỉ việc nhấp vào “Share screen” để chia sẻ màn hình. Bạn có thể tuỷ chọn thêm âm thanh hoặc không.
Sau khi nhấp vào, màn hình sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin Meeting ID (phòng họp bạn muốn chia sẻ)
4.1.5: Quản lý phòng họp Zoom Meeting
Trong hình, thanh công cụ ở phía dưới bao gồm:
Unmute/Mute: Bật/tắt âm thanh của bạn
Stop Video/Start Video: Bật/Tắt webcam và thay bằng ảnh logo hoặc đổi nền video học trên Zoom.
Security:
Lock Meeting: Không cho ai tham gia cuộc họp nữa
Enable Waiting room: Cho phép người tham gia ở phòng chờ
Allow Participants to: Cho phép người dùng
Share screen: Chia sẻ màn hình
Chat: Trò chuyện trong phòng
Rename themselve: Người tham gia có thể đổi tên của họ
Unmute themselve: Chủ động tắt/mở mic của họ
Participants: Xem/Mời người tham gia
Invite: Mời người ngoài tham gia
Contacts: Mời những người đang online trong danh sách liên hệ
Email: Mời bằng email
Copy Invite Link: Copy đường dẫn để người tham gia không cần nhập password
Copy Invitation: Copy một bài viết (bằng ngôn ngữ tiếng Anh) về thông tin phòng (ID phòng, password)
Share Screen: Chia sẻ màn hình. Nếu bạn muốn bảo mật thông tin trên Zoom, hạn chế việc chia sẻ ảnh màn hình không cần thiết trừ host phòng học thì nhấn Advanced Sharing Options.
Chat: Gửi tin nhắn.
Record: Ghi video buổi học trên Zoom.
Reactions: Gửi biểu tượng cảm xúc.
End: Kết thúc buổi họp.
Lưu ý khi quản lý phòng họp:
Cách sử dụng Zoom Meeting bảo mật nhất là bạn hãy bật chế độ Enable Waiting Room để có thể kiểm soát người dùng muốn tham gia cuộc họp. Bạn nên sử dụng Allow Participants to làm “rào chắn” thứ 2 phòng trường hợp có thành viên trong khi tham gia không thuộc danh sách bạn mời. Rào chắn thứ 2 này giúp bạn kiểm soát quyền sử dụng của các cá nhân tham gia cuộc họp.
Bạn cần ưu tiên bật 2 tính năng phía trên trước để cuộc họp được đảm bảo không có yếu tố nào tác động đến cuộc họp của bạn trước khi bạn xem danh sách thành viên ( Participants) và truất quyền hoặc mời họ ra ngoài cuộc họp.
Hi vọng hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting này có thể giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc họp và tăng tính bảo mật.
4.1.6: Hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting về các tính năng nâng cao trong phòng họp
Tại đây, bạn sẽ có thể chỉnh sửa cụ thể các chức năng trên một lần nữa chi tiết hơn. Đồng thời cài đặt mặc định cho lần sau kết nối cuộc họp.
Bước 1: Nhấn vào AdvancedBước 2: Phần Echo Cancellation đổi từ Auto sang Aggressive
4.2 Hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting trên điện thoại
4.2.1: Tạo phòng họp ngay (New Meeting)
Biểu tượng khá quen thuộc với bản máy tính. Tương tự với giao diện điện thoại, bạn cần làm theo hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting. Bạn nhấp vào ” Cuộc họp mới” trong phần menu chính “Gặp gỡ và trò chuyện” để tạo cuộc họp mới.
Tuỳ chọn trên di động ít hơn nên bạn chỉ có thể tắt/bật video. Ngoài ra có thể chọn ID phòng ngẫu nhiên hay phòng cá nhân trước khi bắt đầu.
4.2.2: Tham gia cuộc họp (Join)
Bạn nhấp vào ” Tham gia” trong trang chính để có thể truy cập vào hệ thống trên. Tại đây cách sử dụng Zoom Meeting trên điện thoại tương tự với Zoom bản PC. Sau khi bạn điền đầy đủ các thông tin thì bạn có thể tham gia cuộc họp.
4.2.3: Lên lịch họp/ tổ chức phòng học qua Zoom (Schedule)
Tương tự các trường thông tin như Zoom bản PC, lên lịch phòng họp trên điện thoại có các thông tin tương tự. Bạn nhấp vào ” Lịch biểu” trong phần trang chính. Sau khi bạn đầy đủ thì bạn sẽ lên lịch được cuộc họp của bạn.
4.2.4: Chia sẻ màn hình không cần tham gia cuộc họp (Share screen)
Bạn nhấp vào ” chia sẻ màn hình” để có thể hiện giao diện như trên. Sau đó, bạn chỉ việc nhập Zoom Meeting ID là có thể truy cập được.
4.2.5 Hướng dẫn sử dụng các tính năng khác của Zoom Meeting trên điện thoại
Bạn có thể truy cập vào phần cài đặt để tuỳ chỉnh các thông tin cụ thể.
Cuộc họp: Các tuỳ chỉnh mặc định về cuộc họp mỗi khi tổ chức. Các cài đặt mặc định như micro, video, nền,..
Liên lạc: Kết nối với các danh bạ trong điện thoại
Tuy bạn có thể tham gia cuộc họp mà không cần tài khoản, nhưng lưu ý rằng, để đảm bảo bảo mật cho máy tính, điện thoại của bạn, bạn nên sử dụng tài khoản Zoom bằng cách làm theo hướng dẫn đăng ký Zoom Meeting ở trên. Vì nếu bạn không đăng ký, tên thiết bị của bạn trên điện thoại, máy tính của bạn sử dụng Zoom sẽ được hiển thị trong cuộc họp. Việc này để đảm bảo hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting của bạn sẽ được bảo mật 100%.
5. Hướng dẫn mua Zoom Meeting bản trả phí
5.1 Sự khác biệt giữa bản trả phí và bản miễn phí:
Với bản miễn phí, Zoom Meeting cho phép sử dụng:
Mọi chức năng
Số lượng tham gia nhỏ hơn 100 người
Giới hạn 40 phút cuộc gọi
Khi mua bản trả phí của Zoom Meeting, bạn sẽ được:
Số lượng người tham dự lớn hơn 100 người
Không giới hạn thời gian cuộc gọi
Các tính năng tiện ích hỗ trợ đi kèm như Báo cáo, kiểm soát, điều phối cuộc họp,..
5.2 Lợi ích khi mua Zoom Meeting:
Tổ chức phòng học online
Họp nội bộ cùng nhau
Làm việc với khách hàng từ xa
Đào tạo nội bộ qua
Tổ chức hội thảo event trực tuyến
Tự động ghi lại video và audio toàn bộ cuộc họp/event
5.3 Hướng dẫn đăng ký nhận tư vấn và mua hàng
Truy cập vào trang chủ của Zoom tại Việt Nam ( https://zoom.org.vn/) để xem bảng giá cụ thể. Ngoài ra bạn nên đọc qua blog của Zoom Vietnam để xem bạn có nên mua bản trả phí hay không và nên mua gói nào thì hợp với bạn.
6. Một số lỗi thường gặp khi sử dụng Zoom Meeting
6.1 Lỗi 1132 Zoom (Error Code: 1132)
Lỗi Error 1132 nguyên nhân là do đâu?
Có một sự thật là lỗi 1132 của Zoom chỉ diễn ra trên máy cài hệ điều hành Windows. Lỗi này thường xảy ra khi bạn đang cố truy cập vào phòng họp.
Tuy nhiên, lỗi này không được liệt kê trong danh sách lỗi của Zoom (Zoom’s Erros Code- english version) nên chúng ta sẽ không thể biết được lỗi này xảy ra là do đâu.
Rất nhiều người đã gặp phải lỗi 1132 cho đến thời điểm hiện tại và chưa có một phản hồi hay thông báo từ Zoom về lỗi này. Tuy nhiên, Zoom Vietnam nghĩ rằng Zoom US sẽ đưa ra phương pháp giải quyết trong thời gian sớm nhất.
Cách tốt nhất để sửa lỗi này là reset toàn bộ dữ liệu máy tính của bạn về cài đặt mặc định. Tuy nhiên, không phải ai cũng sẵn sàng để xoá toàn bộ dữ liệu trên máy tính của mình.
Vì vậy, có một cách khác để sửa lỗi 1132. Đó là bạn cần kiểm tra xem bạn có đang dùng bản cập nhật mới nhất của Zoom hay không. Để kiểm tra bản cập nhật, bạn nhấp vào avatar của bạn trên Zoom, nhấp tiếp vào “Check for Updates” ở trên phần mềm Zoom. Nếu bạn có bản cập nhật mới nhất nào hiển thị, Zoom sẽ tự động tải về cho bạn.
Lỗi Error 105035 nguyên nhân là do đâu?
Lỗi này là do phiên bản không tương thích với hệ điều hành.
Cách sửa lỗi 105035 trên Zoom
Để sửa lỗi này bạn chỉ cần gỡ Zoom và tải lại. Bạn có thể cập nhật lên phiên bản mới nhất để sửa.
Cach sửa lỗi tương tự với lỗi 1132 ở trên.
6.3 Lỗi 5000, 5003, 5004 Zoom (Error Code: 5000, 5003, 5004)
Lỗi Error 5000, 5003, 5004 nguyên nhân là do đâu?
Nếu bạn gặp phải các lỗi Error 5000, 5003, 5004 thì thường do máy tính của bạn gặp vấn đề về kết nối với hệ thống của Zoom. Có khá nhiều nguyên nhân khiến bạn gặp vấn đề về kết nối.
Cách sửa lỗi 5000, 5003, 5004 trên Zoom
Sửa lỗi mạng lưới kết nối/proxy do tường lửa
Nếu bạn đang cố gắng kết nối Zoom và bạn đang trong một mạng lưới/proxy nội bộ thì khả năng cao bạn sẽ gặp các lỗi trên. Các trường hợp thường gặp là khi bạn dùng mạng của trường học, công ty và mạng thường chỉ cho bạn truy cập một số trang web nhất định.
Trong trường hợp này, bạn hãy liên hệ quản trị mạng của nơi bạn sử dụng để họ có thể cài đặt lại các thông số trong mạng lưới.
Cài đặt các phần mềm diệt virus như McAfee Web Protection hoặc AVG trên máy tính
Nếu bạn đang sử dụng các phần mềm như McAfee hay AVG thì bạn cũng sẽ gặp phải các lỗi trên. Cách xử lý lỗi 5000, 5003, 5004 tốt nhất tắt tạm thời các phần mềm này đi (Disable) rồi sau khi họp Zoom xong, bạn có thể bật lại sau.
7. Lời kết