Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint về cơ bản là một công cụ tạo bài thuyết trình. Bạn có thể tạo các slideshow với văn bản, hình ảnh, hình dạng, hoạt ảnh, âm thanh và nhiều thứ khác. Sau đó, chiếu bài thuyết trình của bạn lên màn hình lớn để hiển thị nó cho người khác hoặc lưu nó dưới dạng tài liệu trực quan cho chính bạn.
Công dụng chung của PowerPoint
Giúp các doanh nghiệp tạo bài thuyết trình cho các sản phẩm và dịch vụ của mình.
Giúp các tổ chức giáo dục tạo bài giảng trực quan cho các lớp học.
Sử dụng cho mục đích cá nhân như lập bản đồ tư duy và trình chiếu ảnh gia đình.
Tạo tài liệu bán hàng và tiếp thị.
Tạo bài trình bày trong các sự kiện như đám cưới, lễ kỷ niệm hoặc cuộc họp mặt gia đình.
Tạo bài thuyết trình cho dự án, ngân sách và tài chính.
Tạo chứng chỉ, lịch, báo cáo, sơ đồ và biểu đồ cho bất kỳ ngành nào
Các thuật ngữ cơ bản được sử dụng trong PowerPoint
Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Khi nói về PowerPoint, bạn có thể thấy hai thuật ngữ này có khả năng hoán đổi cho nhau. Chúng đại diện cho tài liệu tổng thể bạn tạo trong ứng dụng.
Slide: Mỗi slideshow trong PowerPoint chứa các slide. Bạn có thể nghĩ các slide này giống như các trang mà bạn có thể thêm vào bản trình bày của mình và sau đó chuyển qua từng trang một.
Animation (Hoạt ảnh): Các animation là hiệu ứng hình ảnh có thể cung cấp cho slide của bạn một diện mạo độc đáo. Chúng cho phép bạn thêm chuyển động và sự lôi cuốn vào các phần tử trên slide.
Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Transition cũng là công cụ trực quan, nhưng bạn sẽ chỉ thấy khi di chuyển sang slide kế tiếp. Bằng cách sử dụng một transition, bạn có thể làm cho bài thuyết trình của mình nổi bật trong mắt khán giả hoặc sử dụng nó để tạo hiệu ứng ấn tượng.
1. Ribbon và tab trong PowerPoint
Ribbon và các tab
File: Tạo bài thuyết trình mới, mở bài thuyết trình hiện có, lưu, in và chia sẻ các slideshow.
Home: Kiểm soát clipboard, slide, phông chữ, đoạn, bản vẽ và chỉnh sửa.
Design: Chọn theme, chọn biến thể, tùy chỉnh slide và tạo các ý tưởng thiết kế.
Transitions: Chọn chuyển đổi, xem trước, điều chỉnh hiệu ứng và thêm thời gian.
Animations: Chọn một hoạt ảnh, xem trước, điều chỉnh hiệu ứng, sử dụng các tính năng nâng cao và thêm thời gian.
Slide Show: Bắt đầu trình chiếu, thiết lập trình chiếu, chọn màn hình và sử dụng chế độ xem bài thuyết trình.
Review: Sử dụng các công cụ cho việc hiệu đính, khả năng truy cập, ngôn ngữ, nhận xét và so sánh.
View: Thay đổi chế độ xem bài thuyết trình, điều chỉnh chế độ xem chính, phóng to hoặc thu nhỏ, chọn màu, làm việc với các cửa sổ và macro.
2. Quick Access Toolbar trong PowerPoint
Giống như các tab và ribbon trên các sản phẩm Microsoft Office khác, bạn cũng có Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh). Bạn có thể đã quen thuộc với công cụ tiện dụng này, còn nếu chưa, thì đây là thanh công cụ ở phía trên bên trái của cửa sổ PowerPoint.
Nút Save cho phép bạn dễ dàng lưu file bạn đang làm việc với tên file hiện tại.
Nếu bạn mắc lỗi và muốn hoàn tác, chỉ cần nhấp vào nút Undo. Nếu bạn nhấp vào nó một lần, nó sẽ hoàn tác hành động gần nhất bạn đã thực hiện. Nếu bạn tiếp tục nhấp vào nó, nó sẽ hoàn tác từng hành động trước đó bằng cách lùi dần. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Undo và đánh dấu tất cả các hành động bạn muốn hoàn tác.
Nếu bạn hoàn tác một hành động bằng nút này, nút Redo sẽ khả dụng. Điều này cho phép bạn thực hiện lại những gì bạn vừa hoàn tác. Giống như nút Undo, bạn có thể thực hiện lại hành động gần nhất của mình bằng một lần nhấp chuột hoặc sử dụng mũi tên bên cạnh nút Redo để thực hiện lại nhiều tác vụ.
Nút Presentatio n cho phép bạn bắt đầu slideshow của mình (nó sẽ được trình chiếu cho người khác xem). Slideshow sẽ chiếm toàn bộ màn hình của bạn, nhằm tạo một giao diện đẹp cho bài thuyết trình, kể cả khi đang trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa.
3. Cách làm việc với các slide trong PowerPoint
Thêm một slide trong PowerPoint
Trên tab Home, bạn sẽ thấy một phần trên ribbon có tên là Slides. Bạn có thể nhanh chóng thêm một slide bằng cách nhấp vào nút New Slide. Thao tác này sẽ thêm một slide giống như slide bạn đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào mũi tên trên nút New Slide. Điều này cho phép bạn chọn loại slide bạn muốn thêm, chẳng hạn như slide trống, tiêu đề có nội dung hoặc hình ảnh có chú thích.
Thay đổi bố cục của một slide
Nút Layou t trên ribbon cho phép bạn thay đổi loại slide hiện được chọn. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thay đổi một slide tiêu đề thành một slide có tiêu đề và nội dung, hoặc slide hình ảnh có chú thích thành nội dung có chú thích.
Các biểu tượng trong slide
Một số loại slide dễ hiểu ngay từ đầu. Ví dụ, nếu bạn chọn slide tiêu đề, bạn sẽ thấy các vùng văn bản hướng dẫn bạn nhấp để thêm tiêu đề lớn và tiêu đề phụ. Nhưng các bố cục slide khác, chẳng hạn như các bố cục cho phép bạn thêm media, chứa các biểu tượng để bạn chèn nội dung của mình, thì đặc biệt hơn.
Nếu bạn sử dụng loại slide này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng tương ứng để chèn mục của bạn.
Insert Table: Tạo một bảng bằng cách chọn số cột và hàng.
Insert Chart: Tạo biểu đồ với nhiều tùy chọn khác nhau như đường kẻ, thanh và khu vực.
Insert SmartArt graphic: Tạo hình ảnh giống như biểu đồ ma trận, kim tự tháp hoặc sơ đồ quy trình.
Pictures: Chèn hình ảnh từ máy tính của bạn.
Online Pictures: Chèn hình ảnh từ thư viện hoặc tìm kiếm trên web cho một hình ảnh.
Insert video: Chèn video từ một file, YouTube hoặc mã nhúng.
Bạn cũng có thể nhúng video YouTube hoặc thêm nhạc vào bài thuyết trình PowerPoint của mình.
Nếu bạn muốn xóa một slide, cách đơn giản nhất là chọn slide đó và nhấp vào nút Delete trên bàn phím. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào slide và chọn Delete Slide từ menu ngữ cảnh.
4. Sử dụng các phần trong PowerPoint
Bạn có thể muốn sắp xếp slideshow của mình thành các phần khác nhau. Nhấp vào nút Section, chọn Add Section, và sau đó đặt tên cho nó. Sau đó, bạn có thể thêm các slide riêng trong mỗi phần. Mũi tên bên cạnh nút Section cho phép bạn loại bỏ, đổi tên, thu gọn và mở rộng các phần.
Các thao tác phổ biến khác trên slide
Dễ dàng sắp xếp lại các slide bằng thao tác kéo và thả.
Nhân bản slide hoặc tạo chúng từ một outline bằng cách sử dụng mũi tên bên cạnh nút New Slide hoặc nhấp chuột phải và sử dụng menu ngữ cảnh.
Trả một slide về bố cục mặc định bằng cách nhấp vào nút Reset hoặc nhấp chuột phải và sử dụng menu ngữ cảnh.
Làm việc với các ghi chú trong bài thuyết trình
PowerPoint cung cấp một tính năng ghi chú dành cho người thuyết trình tuyệt vời và rất có ích. Bạn có thể thêm ghi chú vào một slide để tự tham chiếu hoặc trao đổi với khán giả trong khi thuyết trình. Phần ghi chú xuất hiện ngay bên dưới mỗi slide trong PowerPoint.
Nếu bạn không nhìn thấy nó, chỉ cần nhấp vào nút Notes trong thanh tác vụ ở dưới cùng của cửa sổ PowerPoint, hoặc, mở tab View và nhấp vào nút Notes trên ribbon. Sau đó, chỉ cần nhấp vào bên trong phần ghi chú để thêm nội dung.
Sử dụng ghi chú trong bài thuyết trình
Khi bạn trình chiếu bài thuyết trình của mình cho một đối tượng, chỉ bạn mới có thể xem ghi chú của mình. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để giữ các mô tả, giải thích hoặc hướng dẫn của bạn khi bạn trình chiếu slideshow.
In ghi chú cho bài thuyết trình
Nếu bạn in bài thuyết trình của mình để khán giả có tham chiếu, bạn có thể đưa cho họ nội dung ghi chú của mình nếu muốn. Để xem nó trông như thế nào, hãy kích tab View và sau đó là Notes Page trong phần Presentation Views của ribbon.
Nếu bạn muốn thay đổi cách ghi chú của mình xuất hiện khi bạn in chúng, hãy nhấp vào nút Notes Master trong phần Master Views của ribbon. Điều này cho phép bạn chọn các tùy chọn thiết kế, bố cục và thiết lập trang. Ngoài ra, hãy lưu ý nút Handout Master trực tiếp ở bên trái, cho phép bạn tùy chỉnh toàn bộ diện mạo của handout.
5. Thêm hoạt ảnh vào PowerPoint
Nếu bạn đang cân nhắc việc thêm hoạt ảnh vào các slide của mình, việc này rất dễ thực hiện. Hoạt ảnh có thể hiệu quả cho các bài thuyết trình bạn tạo trong lĩnh vực giáo dục, như bài thuyết trình trong lớp học hoặc bài giảng ở các trường đại học. Chúng cũng có thể cung cấp cho bài thuyết trình của bạn một hiệu ứng thú vị cho mục đích trình chiếu cá nhân, như một cuộc hội ngộ gia đình hoặc trong đám cưới.
Đây là những tính năng cơ bản có sẵn trên tab Animations.
Animation: Chọn từ nhiều tùy chọn khác nhau bằng cách nhấp vào mũi tên trong Animation. Bạn có thể áp dụng hoạt ảnh cho một phần tử khi thêm hoặc loại bỏ nó khỏi slide, sử dụng nó để nhấn mạnh hoặc cho nó một đường chuyển động.
Effect Options: Các hoạt ảnh khác nhau có các tùy chọn bổ sung để bạn chọn. Ví dụ, hoạt ảnh Wheel cho phép bạn chọn số lượng nan hoa trong khi tùy chọn Spin cho phép bạn chọn hướng và số lượng vòng quay.
Advanced Animation: Tại đây bạn có thể thêm hoạt ảnh, mở Animation Pane để có thêm không gian làm việc, cài đặt trình kích hoạt hoặc sử dụng Animation Painter. Nhưng đối với hoạt ảnh slideshow đơn giản, các tính năng cơ bản phải phù hợp với bạn.
Timing: Quyết định cách bạn muốn hoạt ảnh của mình xuất hiện trên slide. Chúng có thể bắt đầu khi bạn nhấp vào trong bài thuyết trình, ngay sau hoặc với hoạt ảnh trước đó. Bạn cũng có thể chọn thời lượng, thời gian trễ và sắp xếp lại các hoạt ảnh của mình.
Preview: Sau khi bạn thêm hoạt ảnh, bạn có thể thấy trông nó sẽ như thế nào mà không thoát khỏi chế độ chỉnh sửa hoặc mở chế độ trình chiếu qua chế độ xem nhanh.
b, Tạo hoạt ảnh PowerPoint đầu tiên
Đầu tiên, chọn slide và sau đó là các phần tử trên slide mà bạn muốn tạo hiệu ứng động. Sau đó, chỉ cần chọn loại từ hộp Animation. Thật là dễ dàng! Sau đó, bạn có thể sử dụng các công cụ được mô tả ở trên để thêm hiệu ứng, các tùy chọn nâng cao hoặc thời gian nếu bạn muốn.
Lưu ý rằng khi bạn thêm một hình động vào một phần tử, một con số sẽ xuất hiện bên cạnh nó. Mỗi hoạt ảnh bạn thêm sẽ được đánh số liên tiếp để bạn có thể dễ dàng xác định nó, làm việc với nó hoặc sắp xếp lại nó. Điều này có nghĩa là bạn có thể có nhiều hoạt ảnh với hiệu ứng riêng của chúng trên cùng một slide.
Nếu bạn sử dụng Animation Pane ở bên phải, các số sẽ giúp bạn dễ dàng xem xét các hoạt ảnh cùng một lúc. Ở đó, bạn có thể thêm cùng một loại hiệu ứng mà bạn nhìn thấy trên ribbon. Chỉ cần nhấp vào mũi tên tương ứng với hoạt ảnh và menu drop-down sẽ xuất hiện.
Và nếu bạn đang chèn biểu đồ Excel vào bài thuyết trình của mình, bạn cũng có thể tạo hoạt ảnh cho các biểu đồ đó.
6. Áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp trong PowerPoint
Chèn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide có thể là một cách hiệu quả khác để thu hút sự chú ý của khán giả, tương tự như hoạt ảnh. Bạn có thể áp dụng một hình ảnh độc đáo, có hoặc không có âm thanh, khi bạn di chuyển qua từng slide trong bài thuyết trình.
a, Các tùy chọn chuyển tiếp
Đây là những tính năng cơ bản có sẵn trên tab Transitions.
Transition to This Slide: Chọn từ các tùy chọn chuyển tiếp bằng cách nhấp vào mũi tên trong hộp. Bạn có thể áp dụng một hiệu ứng chuyển tiếp tinh tế, thú vị hoặc năng động. Hãy nhớ rằng đây là hiệu ứng để chuyển sang slide hiện tại.
Effect Options: Các hiệu ứng chuyển tiếp khác nhau có các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể áp dụng. Ví dụ, các hiệu ứng chuyển tiếp Wipe, Wind và Orbit cho phép bạn chọn hướng.
Timing: Tại đây, bạn có thể thêm âm thanh đi kèm với hiệu ứng chuyển tiếp, chọn thời lượng và áp dụng các mục này cho tất cả các slide. Ngoài ra, bạn có thể quyết định chuyển sang slide tiếp theo khi nhấp chuột hoặc tự động chuyển sau một khoảng thời gian nhất định.
Preview: Sau khi bạn thêm một hiệu ứng chuyển tiếp, bạn có thể xem nó trông như thế nào mà không thoát khỏi chế độ chỉnh sửa hoặc mở chế độ xem bài thuyết trình bằng chế độ xem nhanh.
b, một hiệu ứng chuyển tiếp slide
Điều này hoạt động về cơ bản giống như hoạt ảnh (chỉ ít hơn một bước). Chỉ cần chọn slide và hiệu ứng chuyển tiếp. Sau đó, bạn có thể tùy ý áp dụng bất kỳ hiệu ứng nào được mô tả ở trên. Khá dễ dàng, phải không?
Hiệu ứng chuyển tiếp cũng như hoạt ảnh, có thể không xuất hiện trong một số slideshow. Nhưng chúng có thể tạo cảm giác bắt mắt cho các cuộc họp hoặc các sự kiện thú vị. Ngay cả đối với các bài thuyết trình kinh doanh, một hiệu ứng mờ dần đơn giản có thể loại bỏ sự chuyển tiếp tẻ nhạt giữa các slide.
c, Sử dụng các chế độ xem bài thuyết trình khác nhau
Không phải ai cũng làm việc theo cùng một cách giống nhau nên lao động là một quá trình sáng tạo. May mắn là PowerPoint cung cấp các chế độ xem tích hợp khác nhau để phù hợp với điều này. Chỉ cần chọn tab View và xem các cách bạn có thể tùy chỉnh slideshow của mình.
Phần Presentation Views chứa năm cách độc đáo để tạo hoặc chỉnh sửa slideshow của bạn. Một trong số đó là Notes Page mà bạn đã đọc ở trên. Và, đây là bốn giải pháp còn lại kèm theo giải thích ngắn gọn.
c.1 Normal: Như bạn có thể đoán, đây là chế độ xem cơ bản, bình thường. Bạn sẽ thấy các slide của mình ở bên trái dưới dạng hình thu nhỏ được đánh số, và slide hiện tại ở phần lớn nhất phía bên phải. Chế độ xem này hoạt động tốt nếu bạn muốn chuyển giữa các trang trình bày một cách trực quan.
c.2 Outline View: Đối với những người thích viết hoặc tạo bài thuyết trình bằng outline, chế độ xem này sẽ rất lý tưởng. Bạn có thể viết trực tiếp trong bảng điều khiển outline ở bên trái hoặc dán một outline hiện có trực tiếp từ Microsoft Word. Ở đây một lần nữa, slide hiện tại nằm ở phần lớn nhất bên phải.
c.3 Slide Sorter: Đây là một cách tuyệt vời để xem nhanh tất cả các slide của bạn. Chế độ xem này chiếm toàn bộ cửa sổ trung tâm, bạn có thể xem từng slide và sắp xếp lại chúng dễ dàng bằng thao tác kéo và thả.
c.4 Reading View: Nếu bạn muốn xem toàn bộ bài thuyết trình mà không cần chuyển sang chế độ toàn màn hình, thì chỉ cần nhấp vào nút này. Bạn có thể xem slideshow của mình với các hoạt ảnh và hiệu ứng chuyển tiếp một cách dễ dàng.
Cùng với chế độ xem Slide Sorter, chế độ xem Normal và Outline Views cũng cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp lại các slide của mình. Chỉ cần chọn một slide và sau đó kéo nó đến vị trí mới là xong.
8. Cộng tác trên bài thuyết trình PowerPoint
Giống như các ứng dụng Microsoft Office khác, cũng có các tính năng để dễ dàng cộng tác với những người khác trên bài thuyết trình PowerPoint của mình. Vì vậy, nếu nhóm bán hàng của bạn, các giáo viên đồng nghiệp hoặc bạn cùng lớp muốn cùng nhau làm việc trên slideshow, bạn có một vài tùy chọn như sau:
Chia sẻ slideshow của bạn dưới dạng bài thuyết trình PowerPoint được lưu vào OneDrive hoặc dưới dạng PDF. Chỉ cần nhấp vào nút Share từ trình đơn ở góc trên bên phải. Sau đó, mời những người khác trong sidebar mở ra, gửi trình chiếu
dưới dạng file đính kèm hoặc nhận liên kết để chia sẻ.
Cho phép người khác ghi chú trên bài thuyết trình bằng nút Comments nằm ngay bên cạnh nút Share trên menu. (Giả sử người cộng tác với bạn mở bản trình bày trong PowerPoint). Bạn có thể xem nhận xét của họ, bật tính năng trả lời, di chuyển và xóa nhận xét.
9. Các tùy chọn slideshow
Khi bài thuyết trình của bạn hoàn tất, đã đến lúc xem lại và thiết lập chế độ trình chiếu. Chuyển sang tab Slide Show và xem các tùy chọn sau.
From Beginning: Xem slideshow của bạn từ slide đầu tiên.
From Current Slide: Slideshow sẽ bắt đầu từ slide bạn chọn.
Present Online: Sử dụng Office Presentation Service để xem slideshow của bạn trong trình duyệt.
Custom Slide Show: Tạo bài thuyết trình tùy chỉnh với các slide theo một thứ tự cụ thể.
Set Up Slide Show: Chọn các loại, tùy chọn mà các slide sẽ hiển thị, cách tăng cường cho các slide và bất kỳ tùy chọn đa màn hình nào bạn cần.
Hide Slide: Thao tác này ẩn mọi slide mà bạn chọn từ bài thuyết trình.
Rehearse Timings: Bạn có thể thực hành trình chiếu slideshow của mình và xem thời lượng bạn sử dụng cho mỗi slide và toàn bộ slideshow. Bạn cũng có một tùy chọn để tiết kiệm thời gian, sẽ rất hữu ích để cải thiện thời gian thuyết trình nếu cần thiết.
Record Slide Show: Dễ dàng ghi lại slideshow của bạn từ đầu hoặc từ một slide cụ thể. Điều này là lý tưởng để giúp những người khác không thể tham dự buổi thuyết trình.
Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa các tính năng Play narrations, Use timings, và Show media controls bằng các hộp kiểm tiện lợi.
Chọn màn hình được kết nối từ hộp drop-down để hiển thị bài thuyết trình của bạn. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt chế độ Presenter View.
Presenter View cung cấp cho bạn một cái nhìn khác về slideshow của mình. Điều này cho phép bạn xem bài thuyết trình của mình với ghi chú trên một màn hình riêng, trong khi slideshow của bạn hiển thị trên một màn hình khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm soát bài thuyết trình của mình trong chế độ xem này.
d, Thay đổi cài đặt hiển thị hoặc sao chép slideshow.
Truy cập các công cụ như con trỏ laser, bút hoặc bút đánh dấu để sử dụng trong suốt bài thuyết trình của bạn.
Phóng to trên một slide.
Tô đen hoặc không toàn bộ slideshow.
Chuyển sang slide khác.
Bắt đầu slideshow trong PowerPoint
Sau khi bạn đã đặt các tùy chọn ở trên cho slideshow của mình, hãy luyện tập và sẵn sàng bắt đầu, phần còn lại rất dễ dàng.
Mở PowerPoint trên máy tính của bạn, chọn màn hình để sử dụng và sau đó trình bày nó. Bạn có thể bắt đầu slideshow bằng nút From Beginning trên tab Slide Show hoặc với nút Start from Beginning trên Quick Access Toolbar. Đây là quy trình tương tự mà bạn đã theo dõi khi bạn xem lại bài thuyết trình của mình.
Nếu bạn quyết định sử dụng chế độ Presenter View trong slideshow của mình, thì bạn đã biết các công cụ bạn có trong tay để kiểm soát chương trình. Nhưng nếu bạn không chọn chế độ xem này hoặc chỉ làm việc với một màn hình, bạn vẫn có thể diễn tập bài thuyết trình của mình.
Chỉ cần nhấp chuột phải vào slideshow khi nó bắt đầu mở menu ngữ cảnh. Sau đó, bạn có thể xem tất cả các slide, phóng to, điều chỉnh màn hình hoặc tùy chọn máy in và kết thúc việc trình chiếu.
Chi tiết liên hệ:
Địa chỉ: Số 65 Quán Nam – Lê Chân – Hải Phòng