Cách Dùng Hàm If Để Xếp Loại / TOP 12 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Khi bạn cần xác định vị trí tương đối của một số trong danh sách các số, cách dễ nhất là bạn hãy sắp xếp các số này theo thứ tự tăng dần (hoặc giảm dần). Nếu vì một lý do nào đó khiến bạn không làm được điều này, công thức hàm RANK trong Excel là một công cụ hoàn hảo để hỗ trợ cho bạn.

Ghi chú: Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel Online, Excel cho Microsoft 365, Excel cho Mac, Excel cho iPad, Excel cho iPhone, và Excel cho Android.

Công thức hàm RANK trong Excel

Hàm RANK trong Excel trả về thứ tự (hoặc thứ hạng) của một giá trị số so với các giá trị khác trong cùng một danh sách. Nói cách khác, với công dụng của hàm RANK, bạn sẽ biết được giá trị nào cao nhất (hoặc thấp nhất), giá trị nào cao thứ hai (hoặc thấp thứ hai).

Trong một danh sách đã được sắp xếp, thứ hạng của một số chính là vị trí của nó. Hàm RANK có thể xác định thứ hạng bắt đầu bằng giá trị lớn nhất (nếu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần) hay giá trị nhỏ nhất (nếu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần).

Công thức của hàm RANK sẽ được viết như sau:

=RANK(number,ref,[order])

Number (bắt buộc): giá trị mà bạn muốn tìm thứ hạng

Ref (bắt buộc): danh sách các giá trị số mà bạn muốn làm dữ liệu để xếp hạng. Nó có thể được cung cấp dưới dạng một mảng các số hoặc một tham chiếu đến danh sách các số.

Order (Tùy chọn): Cách sắp xếp giá trị mà bạn muốn (tăng dần hay giảm dần).

Nếu được ghi là 0 hay bị bỏ qua, thì các giá trị sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (tức là từ lớn nhất đến nhỏ nhất).

Nếu được ghi là 1 hoặc bất kỳ giá trị khác 0 nào khác, thì các giá trị sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (tức là từ lớn nhất đến nhỏ nhất).

Hàm chúng tôi trong Excel

RANK.EQ là phiên bản cải tiến của hàm RANK, được giới thiệu lần đầu tiên trong Microsoft Excel 2010. Nó có cùng cú pháp với hàm RANK và hoạt động với cùng logic: Nếu một vài giá trị được xếp hạng bằng nhau, thứ hạng cao nhất sẽ được gán cho tất cả các giá trị đó. EQ là viết tắt của từ “Equal”.

=RANK.EQ(number,ref,[order])

Trong Excel 2007 và các phiên bản thấp hơn, bạn luôn sẽ phải sử dụng hàm RANK. Trong Excel 2010, Excel 2013, và Excel 2016, bạn có thể sử dụng hàm RANK hoặc chúng tôi Và chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hàm chúng tôi vì hàm RANK có thể bị ngừng hỗ trợ bất kỳ lúc nào.

Hàm chúng tôi trong Excel

RANK.AVG là một hàm khác dùng để xác định thứ hạng trong Excel (chỉ có trong Excel 2010, 2013 và 2016 trở lên).

Nó cũng có công thức giống với hai hàm ở trên:

=RANK.AVG(number,ref,[order])

Sự khác biệt ở đây là nếu có nhiều hơn một số có cùng một thứ hạng, thì thứ hạng trung bình sẽ được trả về. AVG là viết tắt của từ “Average”.

Lưu ý:

Hàm RANK trong Excel chỉ hoạt động với các giá trị là số: số dương và số âm, số Không (0), giá trị ngày và thời gian. Các giá trị không phải không phải là số trong đối số Ref sẽ được bỏ qua.

Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, hàm RANK đã được thay thế bằng hàm chúng tôi và chúng tôi Để có thể tương thích ngược, hàm RANK vẫn hoạt động trong tất cả phiên bản Excel, nhưng nó có thể sẽ không còn khả dụng trong tương lai.

Nếu không thể tìm thấy số liệu trong đối số Ref, hàm RANK sẽ trả về lỗi #N/A.

Công thức hàm RANK cơ bản (xếp hạng từ cao nhất đến thấp nhất)

Để hiểu rõ hơn về dữ liệu xếp hạng trong Excel, bạn có thể xem qua ảnh chụp màn hình bên dưới:

Trong tất cả các phiên bản Excel 2003 – 2019:

=RANK($B2,$B$2:$B$7)

Trong Excel 2010 – 2019:

=RANK.EQ($B2,$B$2:$B$7) =RANK.AVG($B2,$B$2:$B$7)

Sự khác biệt duy nhất là cách các công thức này xử lý các giá trị trùng lặp. Như bạn có thể thấy, có hai học sinh cùng điểm số (trong hai ô B5 và B6) làm ảnh hưởng đến các thứ hạng tiếp theo:

Công thức hàm RANK và chúng tôi đều xếp hạng cho những học sinh có cột Điểm giống nhau. Điểm số cao nhất của học sinh tiếp theo (Tuấn) được xếp hạng 4. Và hạng 3 không được trao cho ai cả.

Công thức hàm chúng tôi thì gán thứ hạng trung bình cho cả hai học sinh này (hạng 2.5). Và một lần nữa, hạng 3 cũng không được trao cho bất kỳ học sinh nào.

Cách sử dụng hàm RANK trong Excel qua những ví dụ cụ thể

Cách xếp hạng trong Excel theo thứ tự tăng dần (từ nhỏ đến lớn)

Như trong ví dụ bên trên, để xếp hạng điểm số học sinh từ cao nhất đến thấp nhất, bạn sử dụng một trong những công thức hàm RANK ở trên với đối số Order được đặt thành giá trị 0 hoặc bỏ qua (mặc định).

Để có thể xếp hạng theo thứ tự ngược lại (từ thấp nhất đến cao nhất) thì bạn hãy sửa đối số Order thành 1 hoặc bất kỳ giá trị nào khác 0.

Lấy ví dụ: Nếu như bạn muốn xếp hạng thời gian chạy 100m của học sinh. Bạn có thể dùng một trong số các công thức hàm RANK bên dưới:

=RANK(B2,$B$2:$B$7,1) =RANK.EQ(B2,$B$2:$B$7,1)

Và bạn hãy khóa phạm vi ô trong đối số Ref bằng cách sử dụng các tham chiếu ô tuyệt đối bằng phím F4, để đảm bảo rằng nó sẽ không thay đổi khi bạn thực hiện sao chép công thức xuống phía dưới.

Hướng dẫn cách xếp hạng dữ liệu duy nhất trong Excel

Như chúng tôi đã chỉ ra ở các phần trước đó, tất cả các hàm RANK đều trả về cùng một thứ hạng cho các mục có giá trị bằng nhau. Nếu bạn không muốn điều này xảy ra, hãy sử dụng một trong các công thức bên dưới để giải quyết tình trạng này.

Xếp hạng từ cao đến thấp (dữ liệu duy nhất)

Để xếp hạng điểm số của các học sinh theo thứ tự giảm dần, bạn hãy sử dụng công thức sau đây:

=RANK.EQ(B2,$B$2:$B$7)+COUNTIF($B$2:B2,B2)-1

Và để xếp hạng kết quả cuộc thi chạy 100 mét theo thứ tự tăng dần mà không có sự trùng lặp thứ hạng, bạn hãy sử dụng công thức bên dưới:

=RANK.EQ(B2,$B$2:$B$7,1) + COUNTIF($B$2:B2,B2)-1

Nếu như bạn đang có một số lượng dữ liệu khổng lồ cần nhập vào bảng tính và đang tìm cách tính tổng các số liệu đó bằng máy tính, Excel có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này nhanh chóng và vô cùng chính xác bằng cách sử dụng công thức hàm SUM trong Excel.

Hàm SUM trong Excel là gì?

Hàm SUM Excel vó nhiệm vụ trả về tổng giá trị số trong một phạm vi dữ liệu.

Phạm vi dữ liệu này có thể được tạo thành từ nhiều ô, nhiều cột và nhiều hàng khác nhau.

Hàm SUM – Công thức cộng trong Excel

Có hai cách khác nhau để sử dụng hàm SUM. Bạn có thể nhập ô riêng lẻ hoặc tham chiếu phạm vi làm đối số.

Công thức 1:

Sử dụng các tham chiếu ô riêng lẻ làm đối số.

=SUM(NUMBER1[NUMBER2,...NUMBER255])

NUMBER1: Số đầu tiên cần tính tổng.

NUMBER2: Số thứ hai cần tính tổng.

NUMBER2 và NUMBER3 là các số tùy chọn. Hàm SUM có thể xử lý tối đa 255 tham số riêng lẻ.

Công thức SUM trong Excel này sử dụng từng phạm vi làm đối số.

=SUM(CELL1:CELL2, CELL3:CELL4,...,CELL10:CELL11)

CELL1:CELL2: Phạm vi dữ liệu đầu tiên cần tính tổng.

CELL3:CELL4: Phạm vi thứ hai cần tính tổng.

Lưu ý: Dấu hai chấm (:) được chèn vào giữa hai tham chiếu ô để thể hiện phạm vi dữ liệu từ và đến.

Cách sử dụng hàm SUM trong Excel

=SUM(B3,B4,B5,B6,B7,B8,B9,B10,B11,B12)

Với:

NUMBER1 là 50: Số thứ nhất để tính tổng.

NUMBER2 là 100: Số thứ hai để tính tổng.

NUMBER3 là 23: Số thứ ba cần tính tổng. Lên đến NUMBER10, tức là số 30.

Với B3:B12 là phạm vi dữ liệu đầu tiên được sử dụng để tính tổng trong Excel.

Khi tạo một công thức, thường có một vài cách khác nhau để đạt kết quả tương tự. Bạn nên tạo ra những công thức ngắn gọn đơn giản, do đó nó sẽ nhanh và dễ hiểu hơn với bạn cũng như người dùng khác.

Ghi chú: Sử dụng phím tắt Excel là một cách rất nhanh và hiệu quả để thực hiện các tác vụ tương tự mà không cần sử dụng đến chuột máy tính. Để tính tổng của một cột trong Excel, bạn có thể chọn ô dữ liệu bạn muốn chèn công thức và nhấn phím tắt (+) trong khi vẫn giữ phím ALT.

Một trong những hàm tính tổng giá trị có điều kiện không thể bỏ qua ở trong phần Exel đó chính là hàm Vlookup. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách bạn cách dùng hàm Vlookup để tính tổng.

Tìm hiểu về cách dùng hàm Vlookup

Nó hoàn toàn khắc hẳn với hàm Sum, Vlookup không hề tinh toán ở trên bất kỳ một dữ liệu nào mà nó dùng để tìm kiếm dữ liệu nào đó. Hàm Vlookup cho phép chúng ta tra cứu dữ liệu trên một chuỗi nhất định theo những điều kiện đã định trước.

Hàm Vlookup thường được sử dụng ở các kiểu bảng dữ liệu với mục chính là tra cứu mã nhân viên, hay học sinh,….

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]).

– Lookup_value: giá trị để dò tìm

– Table_array: Bảng giá trị cần tìm kiếm, ở dạng địa chỉ tuyệt đối.

– Col_index_num: Số thứ tự của các cột cần lấy dữ liệu trên bảng.

– Range_lookup: Phạm vi tìm kiếm tương đối thì sẽ trả về là TRUE, còn tuyệt đối thì FALSE.

Kết hợp hàm Vlookup và Sumif để tính tổng trong Exel

Khi kết hợp 2 hàm này với nhau ở trên bảng dữ liệu mà cần tìm một đối tương nào đo có điều kiện kèm theo sẽ giúp các bạn truy xuất dữ liệu cần tìm kiếm một cách nhanh chóng nhất có thể.

Để hiểu rõ hơn về cách kết hợp hàm Vlookup và Sumif với nhau chúng tôi sẽ đưa ra ví dụ như sau cho các bạn dễ hiểu.

– Bảng 1 sẽ là họ tên và mã số của từng nhân viên.

– Bảng 2 sẽ là mã số nhân viên, cột thứ 2 là doanh số đạt được.

– Còn bảng 3 sẽ là kết quả và sẽ được để trống.

Nội dung của bài tập đó chính là nhập toàn bộ tên của từng nhân viên và doanh số của người đã đạt được trong thời gian qua vào Bảng 3. Ngoài ra còn tra cứu doanh số của các nhân viên khác khi đã thay đổi họ tên tương ứng ở trên bản dữ liệu.

Với dạng bài tập như thế này các bạn cầnphải áp dụng đến 2 hàm Vlookup và Sumif để tính tổng doanh số đã thu được của từng nhân viên với các điều kiện đã cho trước.

Nếu như ở bài toán này mà các bạn chỉsử dụng hàm Sumif thì không thể tính tổng doanh thu của từng nhân viên được vì cột mã nhân viên không được nằm trong cùng 1 bảng.

Như vậy, phải cần đến hàm Vlookup để tìm ra các mã số nhân viên tưng ứng, rồi kết hợp thêm hàm Sumif để tính tổng doanh thu của nhân viên có điều kiện kèm theo.

Cả 2 hàm Vlookup, Sumif đều nằm trong danh sách những hàm cơ bản trong Excel được sthường xuyên được dùng trong các bài toán, tính daonh thu, công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, 2 hàm này còn có rất nhiều hàm cơ bản trong Excel Sum, Min,…

Cách tính tổng của các giá trị có điều kiện kèm thưo trong phần Excel là phương pháp giúp cho chúng ta tìm hiểu sâu hơn về Excel nâng cao nhằm trình độ cũng như của mình lên 1 bậc cao mới khi sử dụng về hàm cơ bản cũng như nâng cao.

Trong Microsoft Excel, hàm RIGHT là một trong những hàm trích xuất các ký tự không mong muốn từ dữ liệu. Điều này rất hữu ích vì khi bạn sao chép hoặc nhập văn bản vào bảng tính, đôi khi nó sẽ bao gồm ký tự rác cùng với dữ liệu của bạn. Hoặc, có thể bạn chỉ muốn lấy phần cụ thể của văn bản, chẳng hạn như tên của một người, chứ không phải toàn bộ họ và tên của họ.

Chú ý: Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Microsoft Excel 2019, 2016, 2013, 2010 cũng như Excel cho Microsoft 365.

Công thức của hàm RIGHT – Cú pháp và đối số

Trong Excel, cú pháp của hàm đề cập đến bố cục và thứ tự các đối số của hàm. Đối số là các giá trị được hàm sử dụng để tính toán.

Cú pháp của hàm bao gồm tên, dấu ngoặc đơn và đối số của hàm.

Công thức của hàm RIGHT trong Excel là:

=RIGHT(Text,Num_chars)

Các đối số của hàm cho biết dữ liệu nào cần được xem trong hàm và độ dài của chuỗi văn bản cần trích xuất.

Text (bắt buộc): là dữ liệu bạn muốn trích xuất dữ liệu. Có thể sử dụng tham chiếu ô để chỉ ra dữ liệu trong bảng tính hoặc sử dụng văn bản thực tế trong dấu ngoặc kép.

Num_chars (tùy chọn): chỉ định số lượng ký tự bên phải của đối số chuỗi mà hàm sẽ giữ lại. Đối số này phải lớn hơn hoặc bằng Không (0). Nếu bạn nhập một giá trị lớn hơn độ dài của văn bản hiện có, hàm sẽ trả về tất cả các giá trị đó.

Chú ý: Nếu như bạn bỏ qua đối số Num_chars, hàm sẽ sử dụng giá trị mặc định là 1 ký tự.

2 cách sử dụng hàm RIGHT trong Excel

Nhập trực tiếp công thức hàm RIGHT vào bảng tính Excel

Trong ví dụ bên dưới, chúng ta sẽ dùng hàm RIGHT để trích xuất cụm từ ” Canhrau” ra khỏi văn bản gốc “*&^%Canhrau” đang nằm ở ô B1 trong bảng tính Excel.

Và bạn sẽ nhập công thức hàm RIGHT vào ô C1 như thế này:

Để làm cho mọi thứ trở nên đơn giản hơn, bạn hãy chọn hàm và đối số của hàm trong hộp thoại Function Dialog. Điều này sẽ giúp bạn không cần phải nhập tên, dấu phẩy, dấu ngoặc của hàm vào đúng vị trí tương ứng.

Bước 1: Nhập dữ liệu như bạn đã nhìn thấy trong ô B1 ở trên. Sau đó, hãy chọn ô C1 để biến nó thành ô đang chọn.

Mẹo: Sử dụng chuột để chọn các ô giúp ngăn ngừa lỗi phát sinh do nhập sai tham chiếu ô.

Bước 2: Chọn tab Formulas từ Menu chính.

Bước 3: Chọn Text để mở trình đơn thả xuống.

Bước 4: Chọn hàm RIGHT trong danh sách để hiển thị hộp thoại Function Dialog.

Bước 8: Nhập 7 vào dòng này. Vì chúng tôi muốn lấy 7 ký tự ngoài cùng bên phải.

Bước 10: Cụm từ ” Canhrau” sẽ được xuất hiện trong ô C1. Và khi bạn nhấp chuột vào ô C1, bạn sẽ nhìn thấy công thức hàm RIGHT hoàn chỉnh được xuất hiện trên thanh công thức phía trên của trang tính.

Ghi chú: Hàm RIGHT thường được dùng để trích xuất một số ký tự nhất định từ phía bên phải của chuỗi văn bản. Nếu như bạn muốn trích xuất các ký tự nằm phía bên trái của dữ liệu thì hãy sử dụng hàm LEFT. Nếu dữ liệu bạn muốn lấy không nằm ở hai bên trái phải của nó, thì bạn hãy sử dụng hàm MID để trích xuất dữ liệu.

Cám ơn bạn đã đọc và sẽ gặp lại bạn trong những bài viết sắp tới trên Blog của chúng tôi.