Cách Chèn Link Vào Trong Thư Sử Dụng Outlook / Top 11 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend

Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.

Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)

Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốn

Nếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác – nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.

Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:

Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.

Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.

Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.

Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.

Thế còn về bắt nạt?

Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.

Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. chúng tôi định nghĩa đe doạ trên mạng là:

“Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục”.

Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:

Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.

Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.

Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ – chúng tôi

Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thể

Bạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.

1. Chặn thư email Bước 1. Chọn thư sẽ được chặn

Từ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:

Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:

Bước 2. Chọn tùy chọn Block Sender

Chọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:

Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.

Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.

Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.

2. Bỏ chặn thư email

Sau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:

Bước 1. Chọn tùy chọn Junk Option

Nhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:

Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:

Bước 2. Bỏ chặn người gửi đó

Nhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:

Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.

Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.

Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)

Thông thường, các email “không mong muốn” mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.

Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.

Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)

Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:

Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc Rules

Bạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:

Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:

Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửi

Bạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.

Bước 1. Mở trình Rules Wizard

Đảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:

Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a Folder

Có một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.

Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:

Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọc

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn

Bước 4. Chọn thư mục cho Autofilter

Chọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:

Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.

Bước 5. Áp dụng quy tắc Autofilter

Để hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:

Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.

Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilte r để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.

Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khác

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.

Chắc hẳn nếu bạn là một người đã từng sử dụng phần mềm PowerPoint để làm side thuyết trình thì chắc bạn cũng đã từng nghĩ làm sao để chèn thêm header và footer và trong file slide của mình đúng không nào? Và trong bài viết này, iHuongDan xin được chia sẻ với các bạn các bước chi tiết để giúp các bạn có thể chèn Header cũng như Footer trong slide Powerpoint một cách đơn giản nhất.

Như các bạn cũng đã biết thì Powerpoint cũng là một trong những phần mềm tiện ích văn phòng của nhà xuất bản Microsoft Office. Với việc chèn header và footer vào Excel hay word thì chắc hẳn cũng khá quen thuộc với chúng ta rồi đúng không nào?

Với việc chèn header và footer và trong Word Excel cũng khá là đơn giản không có gì đáng kể cả. Nhưng nếu bạn là người mới sử dụng PowerPoint thì việc chèn header cũng như footer có vẻ khó và khắc hơn việc chèn vào Word hay Excel.

Cách chèn thêm header và footer và slide powerpoint đơn giản

Với việc chèn thêm header và footer vào trong slider powerpoint giúp cho file slide của chúng ta thêm phần chuyên nghiệp và sinh động hơn rất nhiều. Và công việc chèn thêm thành phần header hay footer cũng khá là đơn giản. Không khó như chúng ta từng nghĩ.

Và chỉ với các bước đơn giản sau đây, các bạn cũng có thể tự thêm cho mình header và footer vào slide powerpoint của mình một cách cực kỳ đơn giản và nhanh nhất. Để thực hiện việc chèn thêm header và footer các bạn tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:

Chèn thêm header, footer vào Notes (trang ghi chú) hoặc Handouts

Ngoài việc chèn header và footer và trong slide powerpoint thì chúng ta cũng có thể chèn header và footer và trong Notes hoặc Handouts một cách dễ dàng. Để thực hiện việc chèn header và footer hiển thị vào notes hoặc Handouts các bạn tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên các bạn cũng thực hiện các bước giống như ở phần trên.

Tổng kết

Khi sử dụng Microsoft Outlook. Với số lượng email tăng dần mỗi ngày. Chắc chắn nhu cầu quản lý và sắp xếp các thư mục archive rất quan trọng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đổi tên thư mục này để sắp xếp đâu nhỉ. Bài viết hướng dẫn cách đổi tên thư mục Archive trong Outlook 2023 sẽ giúp bạn thực hiện điều đó với chỉ 3 bước đơn giản.

Nếu sử dụng Outlook thì tất cả email sẽ được lưu vào một file tổng có đuôi là .pst và có cấu trúc phân theo dạng cây thư mục nào ở phía bên trái của sổ chương trình Microsoft Outlook. Theo mặt định tên thư mục Outlook archive sẽ có tên ” My Outlook Data File”. Trong ví dụ bạn có thể thấy có 2 thư mục archive với tên “my outlook data file (1)” and “my outlook data file (2)”.

Kể từ Outlook 2010 trở về sau, tên mặc định của file .pst mới sẽ là “My Outlook Data File”. Tuy nhiên với những phiên bản trước đó nó có tên là “Personal Folders”. Thêm một điều nữa là nếu bạn sử dụng chức năng AutoArchive nó sẽ lấy tên mặc định là của file pst là “Archive”

Vũ i Tờ’s BLog

Đổi tên thư mục Archive trong Outlook Bước 1: mở cửa sổ thuộc tính thư mục archive

Tên của thư mục archive sẽ nàm ở hộp thoại phía dưới thẻ Gereral. Ở đây là “My Outlook Data File (1)” . Bạn sẽ không làm gì được ở đây đâu vì nó là khu vực không cho chỉnh sửa.

Bấm chọn nút ” Advanced ” ở dưới

Bây giờ thì bạn có thể đổi được bất cứ tên gì bạn muốn trong ô Name. Trong ví dụ mình gõ Sales2023. Tiếp theo bấm chọn Apply và Ok để đóng của sổ

Tới đây là bạn đã xong việc đổi tên hiển thị thư mục Archive ở phía cột phải chương trình outlook rồi đó. Phần dưới là cách bạn đổi tên file .pst của phần archive nếu bạn vẫn muốn đổi tên nó nhưng mình không khuyến khích thay đổi tên nó đâu.

Đổi tên file .pst của thư mục archive

Đổi tên file .pst bạn muốn trong thư mục sau: C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook. Ở ví dụ này mình đổi tên nó thành Sales2023.pst

Bấm OK, mở cửa sổ duyệt đến nơi chứa file bạn mới đổi tên. Chọn Open

Hướng dẫn sử dụng outlook để gởi/nhận thư điện tử công vụ trên Windows

Bước 1: Chạy Outlook

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Ribbon (2007) hoặc FILE (2013) chọn Add Account

Bước 3: Ở cửa sổ Add Account chọn Manual setup or additional server type sau đó chọn tiếp POP or IMAP

Your Name: Tên của bạn

Email Adress: địa chỉ email công vụ (đuôi huemed-univ.edu.vn)

Account Type: IMAP

Incomming mail server: imap.gmail.com

Outgoing mail server: smtp.gmail.com

User Name: địa chỉ email công vụ (đuôi huemed-univ.edu.vn)

Password: Mật khẩu

Bước 5: Nhấn vào nút More Setting ở góc phải, trong cửa sổmới vào tab Outgoing Server tích vào My outgoing server (SMTP) requires authentication, các phần khác giữ nguyên

Bước 6: Cũng ở cửa sổ Setting, chọn tab Advanced, chỉnh các cấu hình như trong hình sau:

Incomming server(IMAP): 993

Use the following type of encryted connection: SSL

Outgoing server(SMTP): 465

Use the following type of encryted connection: SSL

Xong việc nhấn OK để trở về

Bước 6: Nhấn Next để outlook kiểm tra email của bạn, nếu thành công kết quả sẽ hiển thị như sau:

Nếu ở bước này báo không thành công các bạn nên thực hiện kiểm tra 2 bước sau:

1. Bật IMAP

– Đăng nhập vào email trên web, bạn nên xem bài này để được hướng dẫn đăng nhập

– Nhấn vào nút chọn Cài đặt.

– Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP

– Trong phần truy cập IMAP, chọn Bật IMAP.

2. Cho phép mail sử dụng các ứng dụng không an toàn:

– Sử dụng trình duyệt web vào trang web sau: https://myaccount.google.com/

– Vào mục Đăng nhập vào bảo mật

– Kéo xuống cuối cùng và bật Cho phép sử dụng ứng dụng kém an toàn

Bây giờ bạn đã có thể sử dụng Outlook để nhận và gởi mail sử dụng email công vụ

Để gởi email công vụ, bạn nhấn vào nút New Email trên thanh công cụ, ở mục From các bạn chọn email công vụ (đuôi chúng tôi làm email gởi đi

2. Hướng dẫn cấu hình email cho outlook 2013

Bước 2: Hiện bảng tùy chọn, check vào Add a new e-mail account sau đó chọn IMAP ở cửa sổ tiếp theo

Bước 3: Tiếp tục bước 4 từ hướng dẫn cho outlook 2007-2013 trên cấu hình email

Thông tin cơ bản về Outlook

Outlook là gì?

Cách sử dụng Outlook cơ bản

Ribbon theo chức năng

Thiết lập tài khoản email tự động và thủ công

Cài đặt email tự động

Cài đặt tài khoản email thủ công

Thêm và quản lý nhiều tài khoản Email

Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý tin tức cá nhân, một ứng dụng trong bộ ứng dụng văn phòng Office của Microsoft. Với Outlook bạn có thể gửi email, nhận email, quản lý lịch, lưu giữ tên, số liên lạc, lên lịch hẹn và theo dõi các nhiệm vụ đã được lên lịch.

Khi được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, các công ty thường kết nối Outlook với một máy server Exchange để mọi nhân viên có thể sử dụng và một sổ địa chỉ và lịch.

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Outlook dành cho cá nhân, người dùng thông thường.

Cách sử dụng Outlook cơ bản

Chế độ xem mặc định của Outlook là hòm thư đến, bên trên cùng là Ribbon. Ribbon sẽ giúp duy trì các mục chọn nhỏ của từng tab phía trên màn hình để bạn không mất thời gian tìm chúng. Nếu muốn nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị Ribbon, chỉ cần dùng tổ hợp phím CTRL + F1 .

Tab Home

Tab Home trên Ribbon thay đổi theo ngữ cảnh tùy thuộc vào chế độ đang truy cập. Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tab Home dành cho Mail . Tại đây bạn sẽ nhìn thấy những chức năng cơ bản nhất của Mail bao gồm:

New Email: Tạo email mới

Reply: Trả lời email, Reply All: Trả lời email cho cả người gửi/cc.

Forward: Chuyển tiếp email

Ngoài ra còn xóa xóa email, lưu trữ, di chuyển qua thư mục khác, đọc mail, đánh dấu email là đã đọc, chưa đọc…

Ở hình bên dưới, tab Home thay đổi khi chọn tùy chọn Calendar . Lưu ý, Ribbon được ghim nên ghim đã được thay đổi thành mũi tên trong tình huống bạn muốn thu gọn lại (hoặc sử dụng “CTRL + F1”).

Các tab Ribbon còn sót lại như Send/Receive, Folder, View và File cũng thay đổi tùy thuộc vào chế độ đang sử dụng.

Bây giờ hãy xem cách chuyển giữa các chế độ và thay đổi chế độ xem. Ở bên cạnh trái, bạn sẽ thấy một bảng thư mục, ở cuối bảng này là các phím tắt cho những chế độ của Outlook. Trong thí dụ này, bạn sẽ thấy các tượng trưng cho Inbox (1), Calendar (2), People (3), Task (4) và các biểu trưng khác.

Nếu nhấp vào mũi tên ở đầu bảng điều hướng, nó sẽ mở rộng bảng và hiển thị cây thư mục cho tài khoản email.

Tương tự, khi chuyển sang chế độ Calendar , bạn sẽ thấy chế độ xem thích hợp trong ngăn thư mục.

Nhấp vào ba dấu chấm để truy cập các chế độ Outlook khác như Notes , Folders và Shortcuts của Outlook. Chọn ” Navigation Options ” để thay đổi thứ tự các chế độ xuất hiện.

Tắt “Compact Navigation ” để hiện thị ở chế độ toàn màn hình. Bạn cũng cũng đều có thể tăng hoặc giảm các mục và thứ tự xuất hiện của chúng.

Tab Send/Receive

Tab Send/Receive thường cho Inbox nhưng cũng cho những chế độ khác như Calendar, Tasks, v.v… mặc dù chúng không có cùng chức năng.

Ví dụ, hình ảnh ở dưới cho thấy tab Send/Receive cho Calendar , chúng ta có thể thấy thiếu phần Sever khi so sánh với hình ảnh trên.

Tùy thuộc vào loại giao thức mail sử dụng (trong ảnh chụp màn hình đầu tiên, sử dụng với giao thức IMAP), người dùng cũng có thể tải hoặc chẳng thể tải các tiêu đề, các thư đã được đánh dấu/chưa đánh dấu, v.v… Do đó, tùy chọn Send/Receive tùy thuộc vào cách thiết lập tài khoản email.

Tab Folder

Nhìn chung, tab Folder trùng lặp cho mọi thứ các chế độ, ngoại trừ Calendar. Hình ảnh dưới, bạn có thể thấy tab Folder cho Inbox cấp phép thực hành mọi thứ các công việc quản trị thư mục (nếu không sử dụng tài khoản IMAP thì bạn sẽ không thấy tab IMAP).

Nếu muốn se khít kích cỡ mailbox để dễ dàng quản lý, hãy mở Options và chọn ” Advanced “.

Như đã đề cập trước đó, hầu hết các tab Folder đều tương đối giống nhau trong số chế độ của Outlook, ngoại trừ Calendar có những chức năng cụ thể cho lịch. Ví dụ, ở các chế độ khác, bạn không thể sao chép hoặc di chuyển thư mục, nhưng cũng có thể có thể sao chép hoặc di chuyển lịch, v.v …

Tab View

Tùy chọn View chứa các chức năng cơ bản sau đây như trong hình ảnh bên dưới.

Lưu ý, nút Reminders Window được dùng để làm xem các lời nhắc. Nếu có bất kỳ lời nhắc nào hiển thị, bạn cũng đều có thể chọn để xóa từng lời nhắc, nhấn nút báo lại, hoặc xóa mọi thứ trong 1 lần.

Các tab View khác sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng chế độ. Hình ảnh dưới dây là tab View cho chế độ Calendar gồm có các phần Current View , Arrangement , Color và Layout . Phần Layout trong những chế độ còn lại có nhiều chức năng giống nhau.

Dưới này là hình ảnh tab View cho chế độ Tasks .

Sử dụng tab View theo phương pháp của bạn để sắp xếp thông tin mau chóng khi lượng tin tức nhiều theo thời gian. Khi lịch dày đặc, có nhiều nhiệm vụ, các thư đến chồng chất, hãy sử dụng các cách sắp xếp và bố cục không giống nhau để đạt hiệu quả tốt nhất.

So sánh nó với Ribbon cho chế độ Task , cũng có thể có thể truy cập bằng phương pháp khởi động hoặc mở một tác vụ.

So sánh tab này với tab Insert. Tab Insert không thay đổi mấy trong Outlook, bạn có thể sử dụng các tùy chọn và chức năng giống nhau cho nội dung email, nhiệm vụ, buổi lễ lịch, v.v…

Các tin nhắn email sẽ thêm một tab Options , có chứa 1 vài tính năng hữu ích. Ngoài các tùy chọn trong phần Theme , nó còn có có BCC (dùng trong trường hợp muốn ẩn người nhận từ tiêu đề email) và các chức năng theo dõi. Nói chung, không có gì đặc biệt ở đây, trừ khi bạn mong muốn thiết lập chế độ đã gửi email (delivery receipt) hoặc thông báo người nhận đã đọc mail (read receipt).

Tab Format Text cho những chế độ cũng tựa như như nhau. Tab này tương tự như chức năng định hình trong Word, vì vậy nếu đã sử dụng Word thì các chức năng này hẳn không còn xa lạ với bạn.

Cuối cùng, tab Review được sử dụng để kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đếm số từ, v.v…

Tab Review giống nhau trong số phần mềm Outlook. Lưu ý nó cũng chứa các chức năng Language để thiết lập ngôn ngữ, kiểm tra và dịch các mục trong tình huống ai đó gửi lời nhắn hoặc văn bản bằng ngôn ngữ khác.

Thiết lập tài khoản email tự động và thủ công Cài đặt email tự động

Khi lần đầu tiên khởi chạy Outlook, bạn phải thiết lập một tài khoản.

Ở đây, người sử dụng sẽ được hai lựa chọn, 1 là thiết lập tài khoản Outlook ngay bây giờ, hai là thể bỏ qua phần này và thêm tài khoản sau đó.

Nếu chọn ” No “, một thông báo cảnh báo sẽ hiện lên cho thấy nếu không có tài khoản email bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email và một số tính năng khác của Outlook. Tất nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng nó để theo dõi công việc, ghi chú, giữ lịch, và những thứ khác, nhưng Outlook thực thụ là một trải nghiệm đa phần tập trung vào email.

Do đó, bạn nên thiết lập Outlook với một tài khoản email. Đầu tiên, nhập một số thông tin về tài khoản của bạn và phần mềm sẽ tự động phát hiện các cài đặt.

Sử dụng tài khoản chúng tôi là cách đơn giản nhất, nếu muốn thiết lập một mail không phải của Microsoft, bạn bắt buộc phải định cấu hình thủ công. Sau đó, nhấn ” Finish ” để hoàn tất thiết lập.

Nếu vẫn không làm được bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết này: Hướng dẫn thêm tài khoản Gmail vào Outlook bằng IMAP

Cài đặt tài khoản email thủ công

Bây giờ chúng ta sẽ thiết lập thêm 1 tài khoản khác. Rất may, bạn có thể thiết lập Outlook để hoạt động với nhiều tài khoản email khác nhau với POP và IMAP.

POP và IMAP?

POP hoặc Post Office Protocol là giao thức email được dùng để tải mail. Nếu đã từng sử dụng ứng dụng email để kết nối với email do ISP cung cấp, hoặc nhận thư từ dịch vụ webmail, bạn phải phải kết nối bằng POP.

Nếu thiết lập tài khoản làm việc với IMAP, Outlook sẽ sao chép cấu trúc thư mục trực tuyến và đồng bộ hóa email. Email sẽ khỏi bị xóa khỏi máy chủ, và bạn có thể chỉ cần chọn tải các tiêu đề tin nhắn, tuyệt lắm vời nếu bạn có hàng ngàn lời nhắn trong thư mục của mình.

Như đã nhắc đến ở trên, bạn có thể lựa chọn giao thức POP hoặc IMAP, và đối với việc thiết lập tài khoản với một trong hai giao thức này sẽ phủ thuộc hãng sản xuất trung tâm email. Nghĩa là nếu sử dụng Gmail hoặc Yahoo! mail, hoặc thậm chí email mà hãng sản xuất đơn vị Internet cung cấp, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của họ hoặc hoặc tìm kiếm trên Internet về các chỉ dẫn và cài đặt cụ thể để sử dụng với Outlook.

Cách bật POP/IMAP Gmail để dùng trong Outlook

Mặt khác, nếu đang sử dụng chúng tôi hoặc đơn vị loại Exchange ActiveSync khác thì cách thiết lập sẽ đơn giản hơn.

Khi đã thêm tài khoản, nếu cần quản lý các tài khoản này, bạn cũng đều có thể chọn tài khoản muốn sử dụng từ trình chọn thả xuống ở trang đầu Account Information trên tab File , sau đó nhấp vào ” Account Settings ” và ” Account Settings “. Từ cửa sổ kết quả, bạn cũng có thể có thể tạo một tài khoản mới, thay đổi tài khoản hiện tại, xóa, thiết lập nó làm tài khoản mặc định (nếu có nhiều hơn một tài khoản mail), thay đổi các cài đặt khác nếu cần thiết.

Hình bên dưới là cài đặt cho tài khoản chúng tôi

Nhấn vào “More Settings …” tìm hiểu các cài đặt cổng máy chủ.

Hãy nhớ rằng, bạn chỉ phải thiết lập một lần và lần tới không phải thiết lập nữa trừ khi muốn thay đổi mật khẩu hoặc thêm, xóa một tài khoản.

Mặc dù nhiều người thích sử dụng Gmail hoặc Yahoo! Mail nhưng Outlook rất thuận lợi khi có nhiều tài khoản email như tài khoản email cá nhân, công việc, v.v… bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa các tài khoản mỗi khi nhận thư mới, chỉ cần dùng trên Outlook. Ngoài ra bạn còn có thể lên lịch hẹn, quản lý các nhiệm vụ, v.v… Đây đích thực là một giải pháp hiệu quả, và đã được Microsoft mang trở lại bộ Office và là phần nào quan trọng trong thói quen sử dụng hàng ngày của nhiều người dùng.

Một số thủ thuật cho Outlook 2013

Hướng dẫn 4 cách đơn giản sao lưu dữ liệu Outlook

Cách tạo folder trong Outlook 2013 bằng phương pháp tạo rule

Thêm tài khoản Gmail vào Outlook với POP

Hướng dẫn thêm tài khoản Gmail vào Outlook bằng IMAP

Cách tạo chữ ký trong Outlook 2010, 2023

cách sử dụng outlook,outlook là gì,cách sử dụng outlook 2013,hướng dẫn sử dụng outlook,các tác vụ cơ bản trong outlook,ribbon outlook,Calendar outlook,tasks outlook,mail outlook

Nội dung Outlook là gì? Cách sử dụng Outlook cho người mới được tổng hợp sưu tầm biên tập bởi: Tin Học Trường Tín. Mọi ý kiến vui lòng gửi Liên Hệ cho chúng tôi để điều chỉnh. chúng tôi tks.