Bạn đang xem bài viết Cách Lọc Email Trong Outlook Vào Thư Mục Cụ Thể (Với Quy Tắc Rules) được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website Utly.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.
Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốnNếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác – nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.
Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:
Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.
Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.
Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.
Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.
Thế còn về bắt nạt?Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.
Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. chúng tôi định nghĩa đe doạ trên mạng là:
“Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục”.
Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:
Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.
Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.
Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ – chúng tôi
Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thểBạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.
1. Chặn thư email Bước 1. Chọn thư sẽ được chặnTừ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:
Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:
Bước 2. Chọn tùy chọn Block SenderChọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:
Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.
Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.
Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.
2. Bỏ chặn thư emailSau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:
Bước 1. Chọn tùy chọn Junk OptionNhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:
Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:
Bước 2. Bỏ chặn người gửi đóNhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:
Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.
Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.
Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)Thông thường, các email “không mong muốn” mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.
Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.
Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:
Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc RulesBạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:
Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:
Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửiBạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.
Bước 1. Mở trình Rules WizardĐảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:
Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a FolderCó một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.
Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:
Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọcỞ trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn
Bước 4. Chọn thư mục cho AutofilterChọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:
Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.
Bước 5. Áp dụng quy tắc AutofilterĐể hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:
Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.
Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilte r để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.
Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khácĐừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.
Cách Tạo Các Quy Tắc (Rules) Trong Ms Outlook Để Tự Động Phân Loại Email
Hộp thư đến email của bạn dưng như luôn trong trạng thái đầy ắp các tin nhắn mới. Quyết định phải làm gì với mỗi thư đến có vẻ là quá sức đối với bạn. Bạn thậm chí có thể trả lời trễ một lá thư quan trọng vì bạn không thấy nó trong mớ lộn xộn đó. Tạo các quy tắc (Rules) trong MS Outlook có thể giúp bạn.
Nếu bạn biết cách thiết lập quy tắc trong Outlook, bạn có thể an tâm rằng những email tương tự luôn được nhóm lại với nhau. Cách này sẽ giúp bạn ưu tiên thư đến và được sắp xếp theo trật tự. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc Outlook để giải quyết các loại thư email mà bạn thường xuyên nhận như thư bản tin và các thông báo. Bạn thậm chí có thể thiết lập một quy tắc để tự động xóa một số loại email nhất định.
Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trả lời cho câu hỏi: Một quy tắc trong Outlook là gì? Bạn cũng sẽ biết được các tạo quy tắc trong Outlook và biết cách nhập và xuất các quy tắc Outlook. Cuối cùng, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách chỉnh sửa và xóa các quy tắc trong Out look.
Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy đảm bảo tải ebook miễn phí: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược và thủ thuật hay nhất về cấu trúc email để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.
Bạn có thể sẽ thắc mắc: Quy tắc (Rules) là gì? Một quy tắc trong Microsoft Outlook là một quy trình tự động thực hiện khi thỏa mãn các điều kiện đặt ra. Bạn có thể định nghĩa các điều kiện đó cho một quy tắc bằng cách sử dụng công cụ Outlook’s Manage Rules & Alerts. Một quy tắc có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn thường phải thực hiện các hành động giống nhau trong các email tương tự.
Outlook cũng có một Rules Wizard có sẵn để làm cho quá trình tạo ra các quy tắc dễ dàng hơn. Rules Wizard thường sử dụng các quy tắc đã được thiết lập. Tất cả những điều bạn phải làm là tùy chỉnh từng quy tắc trong Wizard đó với các lựa chọn của riêng bạn.
Làm thế nào để tạo các quy tắc trong MS Outlook bằng cách sử dụng Rules Wizard (Video)Trong screencast trên, tìm hiểu cách sử dụng Rules Wizard trong Microsoft Outlook. Hoặc đọc các hướng dẫn được viết toàn diện để giúp bạn tạo và sửa đổi các quy tắc trong Outlook.
1. Làm thế nào để di chuyển một thư vào một thư mục bằng cách sử dụng RuleỞ phần dưới cùng, bạn có thể chọn tối đa ba tác vụ để thực hiện trên một email để đáp ứng các tiêu chí đã xác định.
Hiển thị email trong cửa sổ New Item Alert trên máy tính của bạn.
Phát âm thanh khi một email đến đáp ứng tiêu chí đặt ra.
Di chuyển thư vào một thư mục bạn chọn
Chọn một hoặc nhiều tác vụ từ danh sách. Xác định những tác vụ đó và sau đó nhấp vào nút OK để lưu các lựa chọn của bạn. Tiếp tục nhấn OK. Một hộp nhắc xuất hiện để hỏi bạn có muốn chạy quy tắc trên email đã có trong hộp thư đến của bạn không. Bạn đã vừa tạo một quy tắc.
2. Cách sử dụng Rules WizardNếu bạn cần thêm các tuỳ chọn cho quy tắc MS Outlook của mình, hãy sử dụng Rules Wizard. Bắt đầu nào:
Bước 1. Truy cập vào Rules WizardMở hộp thư email của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị:
Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts:
Nhấp vào tùy chọn New Rule ở phía trên bên trái của hộp thoại. Rules Wizard xuất hiện:
Chú ý: Bạn cũng có thể truy cập vào Rules Wizard từ Advanced Option của hộp thoại Create Rule.
Bước 2. Chọn một mẫu từ Outlook Rules WizardỞ phía trên cùng của Rules Wizard, bạn sẽ thấy một danh sách các mẫu quy tắc được xác định trước trong hai mục:
Giữ lại sắp xếp (Stay Organized)
Giữ lại cho đến ngày (Stay Up to Date)
Bạn cũng sẽ thấy mục Start từ một quy tắc trống. Bạn sẽ sử dụng mục này để tạo một quy tắc nếu bạn không muốn bắt đầu bằng một trong các mẫu đã được xác định trước.
Xem lại danh sách mẫu quy tắc hiện có và nhấp vào mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn để chọn nó. Sau đó nhấp vào nút Next. Với mục đích của bài hướng dẫn này, tôi đã chọn mẫu “Move messages from someone to a folder”. Nếu bạn chọn một mẫu khác, các lựa chọn của bạn có thể khác nhau.
Bước 3. Tùy chỉnh các điều kiện quy địnhSau khi bạn chọn một mẫu với các quy tắc, Rules Wizard sẽ hiển thị một danh sách các điều kiện để áp dụng cho mẫu đó với một hộp kiểm theo từng điều kiện:
Tiếp tục bấm vào mỗi hyperlink để tạo điều kiện cụ thể cho nhu cầu của bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Next .
Bước 4. Tùy chỉnh Rule ActionsKhi bạn đã tùy chỉnh các điều kiện quy tắc, bạn đã sẵn sàng để tùy chỉnh tác vụ của quy tắc đó. Rules Wizard hiển thị các tác vụ khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho quy tắc này:
Màn hình này hoạt động giống như màn hình Rules Wizard trước đó. Chọn các tác vụ bạn muốn thêm vào quy tắc này bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tác vụ đã chọn. Nhấp vàohyperlink trong phân đoạn Bước 2 của màn hình để làm cho tác vụ cụ thể hơn. Khi bạn đã hoàn tất các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Next để chuyển sang màn hình tiếp theo trong Rules Wizard.
Bước 5. Thiết lập ngoại lệ cho Quy tắcMàn hình Rules Wizard tiếp theo rất giống với hai phần trước, ngoại trừ trong trường hợp này, bạn đang định nghĩa các trường hợp ngoại lệ bất kỳ cho quy tắc. Khi bạn đã hoàn thành xác định các ngoại lệ quy tắc, hãy nhấp vào nút Next một lần nữa.
Trong màn hình Rules Wizard cuối cùng, bạn sẽ được cảnh báo đặt tên cho rule đó:
Nhập tên quy tắc vào ô chỉ định. Nếu bạn muốn thực hiện quy tắc đó đối với thư hiện có, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh hộp đầu tiên. Để bật quy tắc, đánh dấu vào ô thứ hai. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy chọn ô thứ ba.
Khi bạn đã hoàn tất việc tùy chỉnh quy tắc, hãy nhấp vào nút Finish. Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện. Nhấp vào Apply và sau đó nhấp vào Ok để kích hoạt quy tắc đó.
Bắt đầu nào
Bước 1: Xuất một Quy tắcBắt đầu bằng mở hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình. Hộp thoại Options xuất hiện:
Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại Rules and Alerts từ tùy chọn Rules bên dưới tab Home trên ribbon của bạn.
Nhấp vào nút Export Rules. Cửa sổ File Explorer mở ra:
Điều hướng tới thư mục nơi bạn muốn lưu tệp các quy tắc đã xuất của mình. Nhập tên của tệp mà bạn muốn lưu trữ các quy tắc và nhấp vào Save.
Bắt đầu bằng hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình.
Khi hộp thoại Options xuất hiện, nhấp vào Import Rules thay vì Export Rules. Khi cửa sổ File Explorer mở ra, điều hướng đến thư mục nơi bạn đã có các quy tắc nhập khẩu được lưu. Nhấp vào tên tệp để chọn và nhấp vào Open. Nhấp OK để nhập quy tắc đó.
Nếu một số thông số bị thiếu đối với quy tắc nhập, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Ví dụ, nếu một thư mục được sử dụng bởi quy tắc không được thiết lập trong email của bạn.
Giả sử bạn đã có một quy tắc được thiết lập để xử lý một loại email nhất định trong Outlook, nhưng bạn cần phải thay đổi quy tắc đó. Với Outlook, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một quy tắc hiện có để thay đổi nó. Đây là cách thực hiện:
Chọn một quy tắc từ danh sách. Nhấp vào tùy chọn Change Rule ở phía trên cùng của hộp thoại. Menu pop-up Change Rule xuất hiện:
chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc tại một thời điểm
nhanh chóng đổi tên quy tắc
nhanh chóng thêm hoặc thay đổi một tác vụ quy tắc đơn lẻ
Để chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc, hãy nhấp vào tùy chọn Edit Rule Settings trên trình đơn thả xuống Change Rule. Hệ thống sẽ mở lại Rules Wizard cho quy tắc đã chọn. Sử dụng Rules Wizard để thay đổi các điều kiện, tác vụ và các ngoại lệ.
Nếu tất cả những gì bạn muốn làm là đổi tên các quy tắc đã chọn, bạn không cần phải mở lại Rules Wizard nữa. Thay vào đó, chọn tùy chọn Rename Rule từ menu Change Rule. Hệ thống sẽ nhắc bạn nhập tên mới cho quy tắc đã chọn:
Khi bạn nhập xong tên quy tắc, nhấp vào nút OK.
Cũng không cần phải mở lại Rules Wizard nếu tất cả những gì bạn muốn làm là thay đổi một số tác vụ thông thường. Trình đơn Change Rule bật lên có một số phím tắt cho các tác vụ thông thường bên dưới tùy chọn Rename Rule:
Các tác vụ mở xuất hiện với hộp màu xanh xung quanh biểu tượng tác vụ đó trong trình đơn pop-up. Để bật hoặc tắt một tác vụ cho quy tắc đã chọn, chỉ cần đơn giản nhấp vào nó.
Đối với một số tác vụ, đó là tất cả những gì bạn cần làm. Đối với các tác vụ khác, hộp thoại thứ hai hiển thị khi bạn thêm hành động đó. Hộp thoại thứ hai cho phép bạn cung cấp thông tin cụ thể hơn.
Ví dụ: Nếu bạn nhấp vào tùy chọn Copy to Folder, thì một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn có thể chọn đúng thư mục:
Khi bạn đã hoàn tất thay đổi cho quy tắc đã chọn, hãy nhấp vào OK trên hộp thoại Rules and Alerts.
6. Làm thế nào để Xóa một Quy tắcChọn quy tắc mà bạn muốn xóa bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Delete (trông giống như dấu X) trên menu phía trên cùng của hộp thoại Rules and Alerts. Một dấu nhắc xuất hiện hỏi nếu bạn thực sự muốn: Delete rule [tên của Quy tắc]. Nhấp vào Yes, sau đó nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ Rules and Alerts.
Tìm hiểu thêm về OutlookNghiên cứu các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về MS Outlook:
Đừng quên đăng ký bản tin Tuts + Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm các chiến lược tổ chức hộp thư và các thủ thuật hàng đầu để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.
Giữ các thư trong hộp thư của bạn được sắp xếp bằng cách sử dụng các quy tắc của Outlook. Bạn có thể tự động sắp xếp thư vào các thư mục thích hợp bằng cách thiết lập các quy tắc trong Outlook. Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các quy tắc của Outlook, thư của bạn sẽ luôn được xử lý đúng cách và hộp thư đến của bạn sẽ có tổ chức.
Hướng Dẫn Cách Đổi Tên Thư Mục Archive Trong Outlook 2023
Khi sử dụng Microsoft Outlook. Với số lượng email tăng dần mỗi ngày. Chắc chắn nhu cầu quản lý và sắp xếp các thư mục archive rất quan trọng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đổi tên thư mục này để sắp xếp đâu nhỉ. Bài viết hướng dẫn cách đổi tên thư mục Archive trong Outlook 2023 sẽ giúp bạn thực hiện điều đó với chỉ 3 bước đơn giản.
Nếu sử dụng Outlook thì tất cả email sẽ được lưu vào một file tổng có đuôi là .pst và có cấu trúc phân theo dạng cây thư mục nào ở phía bên trái của sổ chương trình Microsoft Outlook. Theo mặt định tên thư mục Outlook archive sẽ có tên ” My Outlook Data File”. Trong ví dụ bạn có thể thấy có 2 thư mục archive với tên “my outlook data file (1)” and “my outlook data file (2)”.
Kể từ Outlook 2010 trở về sau, tên mặc định của file .pst mới sẽ là “My Outlook Data File”. Tuy nhiên với những phiên bản trước đó nó có tên là “Personal Folders”. Thêm một điều nữa là nếu bạn sử dụng chức năng AutoArchive nó sẽ lấy tên mặc định là của file pst là “Archive”
Vũ i Tờ’s BLog
Đổi tên thư mục Archive trong Outlook Bước 1: mở cửa sổ thuộc tính thư mục archiveTên của thư mục archive sẽ nàm ở hộp thoại phía dưới thẻ Gereral. Ở đây là “My Outlook Data File (1)” . Bạn sẽ không làm gì được ở đây đâu vì nó là khu vực không cho chỉnh sửa.
Bấm chọn nút ” Advanced ” ở dưới
Bây giờ thì bạn có thể đổi được bất cứ tên gì bạn muốn trong ô Name. Trong ví dụ mình gõ Sales2023. Tiếp theo bấm chọn Apply và Ok để đóng của sổ
Tới đây là bạn đã xong việc đổi tên hiển thị thư mục Archive ở phía cột phải chương trình outlook rồi đó. Phần dưới là cách bạn đổi tên file .pst của phần archive nếu bạn vẫn muốn đổi tên nó nhưng mình không khuyến khích thay đổi tên nó đâu.
Đổi tên file .pst của thư mục archive
Đổi tên file .pst bạn muốn trong thư mục sau: C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook. Ở ví dụ này mình đổi tên nó thành Sales2023.pst
Bấm OK, mở cửa sổ duyệt đến nơi chứa file bạn mới đổi tên. Chọn Open
Cách Thêm Tài Khoản Email Của Bạn Vào Outlook 2010
Một trong các bước đầu tiên để dùng phần mềm Outlook của Microsoft đó là bạn phải tích hợp được địa chỉ email hiện có của mình vào hệ thống. Hôm nay trung tâm sẽ giúp bạn thực hiện điều này.
Lập tức, màn hình của bạn sẽ hiện ra hộp thoại Add New Account. Có 3 cách để bạn có thể cài đặt thêm tài khoản mới. Trong bài này trung tâm sẽ giới thiệu cho bạn 2 cách phổ biến nhất.
Cách 1: Ghi tài khoản Email của bạn và để phần mềm tự động điền thông tin.
Điền các thông tin vào từng mục: them tai khoan email vao outlook
Your Name: Tên đại diện của bạn.
E-mail Address: Địa chỉ email của bạn.
Password and Retype Password: Nhập 2 lần mật khẩu e-mail của bạn vào trong 2 ô.
Nhấn Next và đợi phần mềm tự cập nhật.
Sau khi xong nhấn Finish.
Nếu tài khoản của bạn không được thông qua, có thể chuyển sang cách 2.
Cách 2: Tự điền các thông tin của bạn.
Trong hộp thoại Add New Account, chọn Manually configure server settings or additional server types, nhấn Next 2 lần.
Với Server Information:
Account Type: Có 2 loại là POP3 và IMAP. IMAP là loại phổ biến hơn cả bởi nó cho phép truy cập tài khoản email của bạn trên nhiều phương tiện khác nhau, trong khi POP3 chỉ cho phép tải email từ server về một máy tính và lập tức xóa email đó trên hệ thống, khiến xảy ra trường hợp mất một số email nếu bạn đăng nhập vào bằng máy khác.
Incoming mail server: Điền chúng tôi
Outgoing mail server: Điền chúng tôi
Với Logon Information: them tai khoan email vao outlook
Cuối cùng, chọn More Settings. them tai khoan email vao outlook
Mục Outgoing Server, chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Mục Advanced, phần Incoming server gõ 993, connection SSL. Phần Outgoing server gõ 465, connection SSL.
Chọn OK, nhấn Next và Finish để hoàn thành thao tác.
Cách Chuyển Tiếp (Forward) Nhiều Email Trong Gmail Outlook ✔️
Việc chuyển tiếp thư giúp chúng ta tiết kiệm nhiều thời gian thao tác trong quá trình làm việc.
Cách chuyển tiếp thư trong GmailĐể chuyển tiếp thư bạn cần đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
Bước 1: Mở email (thư) mà bạn cần chuyển tiếp.
Bước 2: Trong nội dung thư cần chuyển tiếp các bạn chọn Chuyển tiếp ở phía dưới thư.
Bước 3: Xuất hiện tương tự như phần bên dưới. Tương tự như soạn thư mới bạn có thể nhập địa chỉ email người nhận, soạn thêm nội dung, đính kèm tệp hình ảnh.
Các bạn chỉ cần thêm nội dung cần thiết ví dụ như thêm văn bản, đính kèm tệp, hình ảnh… tương tự như viết thư mới, sau đó nhập người gửi để chuyển tiếp (các bạn có thể chọn Cc và Bcc để nhập tên người nhận chuyển tiếp).
Bước 4: Nhấn Gửi để chuyển tiếp thư.
Chuyển tiếp nhiều email trong GmailĐể chuyển tiếp nhiều email cùng một lúc bạn có thể gởi email dưới dạng File đính kèm.
Bước 1: Chọn nhiều email bạn cần chuyển tiếp.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào những email đã chọn. Chọn chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm
Hoặc sau khi chọn email, nhấp vào nút ba chấm chọn Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm.
Sau khi chọn chuyển tiếp giao diện sẽ xuất hiện giống hình.
Chuyển tiếp thư theo bạn người gởi có biết không?
Khi bạn chuyển tiếp thư không có một dấu hiệu nào để người gởi nhận biết.
Như vậy người nhận có biết không?
Đây là câu hỏi rất nhiều bạn thắc mắc.
Như vậy khi chuyển tiếp thư từ trong đầu nội dung thư người nhận sẽ xuất hiện ( Forwarded message). Như vậy người nhận sẽ biết được bạn đã chuyển tiếp thư.
Chuyển tiếp thư (Email) trong OutlookViệc chuyển tiếp email trong Outlook cũng tương tự như việc chuyển tiếp mail trong Gmail.
Bước 1: Mở email mà bạn muốn chuyển tiếp chọn Forward.
Bước 2: Sau khi nhấp vào bạn bắt đầu nhập email người nhận, nội dung tập tin đính kèm để bắt đầu gởi thư.
Sau khi điền đầu đủ thôn tin nhấn vào nút Send để gởi thư.
Chuyển tiếp nhiều thư trong OutlookBước 1: Chọn nhiều thư cần chuyển tiếp
Bước 2: Nhấp vào nút soạn thư trong email của bạn.
Bước 3: Kéo thả những email đã chọn vào phần nội dung của email cần gởi.
Bước 4: Các bạn cần nhập thêm nội dung cần thiết ví dụ như thêm văn bản, đính kèm tệp, hình ảnh… sau đó nhập người gửi để chuyển tiếp (các bạn có thể chọn Cc và Bcc để nhập tên người nhận chuyển tiếp).
Làm Thế Nào Để Tổ Chức Hộp Thư Email Outlook Của Bạn Một Cách Hiệu Quả
Nếu hộp thư Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có nhiều cơ hội bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng. Là một chủ doanh nghiệp, bỏ lỡ một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi công việc kinh doanh. Và ngay cả khi bạn không sở hữu một doanh nghiệp, không ai muốn bỏ sót email quan trọng.
Bạn có thể tìm hiểu về cách để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ hiệu quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để làm cho hộp thư của bạn có tổ chức hơn, nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn chỉ vừa bắt đầu với Outlook, hoặc nếu bạn đang không sử dụng nó, bạn có thể sẽ không sử dụng được hết khả năng của nó.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào để tổ chức các email trong outlook của bạn. Chúng tôi sẽ giải thích cách làm việc của các thư mục và hạng mục. Chúng tôi sẽ đề cập sở qua công cụ Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu về làm thế nào để tổ chức các email trong Outlook bằng cách sử dụng các tính năng lưu trữ Archive và xóa Delete
Tìm hiểu những lời khuyên và chiến lược hữu ích về tổ chức emailBây giờ hãy tiến lên để tìm hiểu về các thư mục (folder) và các thể loại màu (categories) trong MS Outlook
Làm thế nào để tổ chức hộp thư Outlook của bạn với các thư mục (Video) Những điều bạn cần biết về thư mục & các thể loại màuNếu bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để tổ chức các email trong Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và thể loại màu (category). Đây là những công cụ chính mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát được hộp thư của bạn.
Các thư mục Microsoft OutlookCác thư mục xuất hiện ở bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ email của bạn (nó cũng được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai loại thư mục:
Thư mục mặc định. Các thư mục mặc định là thư mục tiêu chuẩn phần mềm MS Outlook của bạn. Các thư mục mặc định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một số phiên bản của Outlook cũng có một thư mục Clutter, mặc dù nó sắp bị loại bỏ.
Thư mục cá nhân. Đây là những thư mục bổ sung mà bạn tạo ra để cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn thận không không tạo ra quá nhiều các thư mục hoặc bạn có thể bị lẫn lộn vì không biết thư mục nào để sử dụng.
Quan trọng: Microsoft có một số phiên bản hiện tại có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn hình và chức năng của bạn có thể hơi khác tùy thuộc vào phiên bản mà bạn đang sử dụng và cấu hình của nó. Hầu hết các hướng dẫn này dựa trên phiên bản mới nhất của Outlook vì được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. Tuy nhiên, chúng ta sẽ kiểm tra trên chúng tôi để làm nổi bật một số tính năng nào đó.
Chú ý các thư mục có nhãn From My Boss của tôi. Đây không phải là thư mục mặc định Default. Thay vào đó, nó là một thư mục cá nhân Personal mà tôi đã thêm vào cho ví dụ này.
Bạn có thể sử dụng các hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn có thể gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho những thư mà bạn đã sẵn sàng để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, và …. Bạn sẽ muốn sử dụng nó cho hệ thống của riêng bạn.
Phân loại hộp thư của bạn với các màu sắc mã hóa cho các hạng mục cho phép bạn quét qua hộp thư của bạn một cách nhanh chóng để quyết định sẽ làm gì với mỗi tin nhắn.
Bạn sẽ sử dụng biểu tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon hướng về phía bên phải:
Lưu ý: Biểu tượng Categorize chỉ dành cho người dùng thư của Microsoft bằng cách sử dụng một thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu bạn sử dụng một thiết lập IMAP tùy chọn này không khả dụng.
1. Cách sử dụng các thư mụcĐể tạo ra một thư mục trong MS Outlook, bấm vào tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:
Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.
Bước 2. Đổi tên một thư mụcBạn có thể thay đổi tên của thư mục đó sau khi bạn đã tạo ra nó. Chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng cách nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung quanh tên thư mục đó:
Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.
Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mụcMột khi bạn đã tạo ra một số thư mục, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để xem các lá thư của bạn:
Bước 4. Xóa một thư mụcThỉnh thoảng bạn có thể thấy rằng bạn không còn muốn sư dụng một thư mục mà bạn đã tạo. Khi điều này xảy ra, bạn có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.
Nhấp vào thư mục mà bạn muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.
Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.
2. Cách sử dụng các thể loại màu để có tổ chức hơn trong OutlookChúng ta hãy có một cái nhìn sâu sắc hơn về làm thế nào để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.
Bước 1. Đổi tên hạng mụcTheo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn All Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:
Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn muốn đổi tên và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đã thực hiện xong các hạng mục đó.
Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn có thể khác nhau.
Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn All Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:
Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ trên, tôi đang xóa hạng mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete .
Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận xóa, bấm nút Yes. Khi bạn đã hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể loại màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.
Bước 3. Gán một thể loại màu cho một tin nhắnMột khi bạn đã cá nhân hoá các thể loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu gán chúng cho các thư trong hộp thư của bạn. Để gán một thể loại màu cho một lá thư, bấm vào lá thư đó để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:
Nhấp vào thể loại màu mà bạn muốn gán cho lá thư đã chọn. Thể loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy màu sắc của thể loại màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn. Trong nội dung của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.
Một lá thư có thể có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một thể loại màu thêm vào cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .
Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc thay đổi nóĐể loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, bấm vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đang gán cho email để loại bỏ nó:
Bạn có thể gán một thể loại màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc không gán màu cho nó.
Để loại bỏ tất cả các thể loại màu cùng một lúc từ một thư email có nhiều hơn một thể loại màu, chọn thư đó và bấm vào tùy chọn Clear All Categories từ trình đơn thả xuống Categorize:
3. Cách sử dụng Focused InboxMicrosoft đang trong quá trình giới thiệu một tính năng mới được gọi là Focused Inbox cho người dùng Outlook. Bạn đang có quyền truy cập vào Focused Inbox hay không phụ thuộc vào phiên bản Microsoft Office mà bạn đang sử dụng.
Nếu phiên bản Outlook của bạn đang sử dụng thư mục Clutter để phân loại các tin nhắn không quan trọng, thì tính năng đó đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter hiện tại của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi hệ thống của bạn được cập nhật tính năng Focused Inbox.
Focused Inbox của Microsoft Outlook được thiết kế để tổ chức các hộp thư của bạn một cách tự động. Khi nó được kích hoạt, hộp thư của bạn sẽ được chia thành hai tab
Tab Focused. Các email được sắp xếp vào tab này là những email quan trọng nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn.
Tab Other. Email khác được sắp xếp vào tab này để bạn có thể xử lý với khi bạn có thời gian hơn.
Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:
Như bạn có thể thấy, trong ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì bao gồm các thông báo sản phẩm thường ngày ít quan trọng hơn. Tính năng Focused Inbox đưa những thư này vào trong thư mục thích hợp một cách tự động mà không cần tôi phải quyết định.
Outlook.com là một dịch vụ email dựa trên nền tảng web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về chúng tôi hãy xem các hướng dẫn này, nơi nó được so sánh với Gmail:
4. Cách lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạnHầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều email, và điều này có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một cách khác để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..
Trong khi cả lưu trữ và xóa email đều đưa những lá thư ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt:
Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các tin nhắn cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.
Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông giống như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các email mà bạn không mong đợi để sử dụng trong tương lai.
MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể có được một trong những lá thư, nơi có rất nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Bạn cũng có thể có một trong số những lá thư trước đây trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup Tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.
Nó rất dễ dàng để xóa một email cũ. Chỉ cần đơn giản nhấp vào email đó để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.
Để xoá vĩnh viễn một lá thư email của bạn, bấm vào thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác). Bấm vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư đã chọn.
Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn có thể được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng vẫn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ không thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.
Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ côngMột cách ít thông dụng hơn để di dời các email cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một email, bấm vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:
Nếu bạn không sử dụng tính năng Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã chọn vào đó:
Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Sau đó nhấp vào nút AutoArchive Settings. Hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:
Sử dụng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn muốn chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn đã thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.
Những Email có khuynh hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đã tham gia vào một hội thoại email mà bạn và người nhận đã trả lời qua lại và tạo ra một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một email, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên những lá thư ban đầu và tất cả các thư trả lời trước đó. Thật không may, tất cả những lá thư trả lời đó sẽ làm đầy các thư mục của bạn – làm cho bạn khó khăn hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.
Outlook có một giải pháp với công cụ dọn dẹp Cleanup Tool này. Công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, vì vậy nó loại bỏ những lá thư trước đó không bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ không mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì tất cả các tin nhắn trước của bạn đã được bao gồm trong lá thư mới nhất.
Bạn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng nó để làm sạch thư mục From My Boss.
Nhấp vào thư mục để chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup Tool. (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:
Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư gốc được xóa bỏ :
Lưu ý: Những thông điệp Email chứa một yếu tố khác nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận khác nhau hoặc một tệp đính kèm – sẽ không bị xóa bởi vì chúng không đáp ứng được yêu cầu là trở nên dư thừa.
5. Tổ chức các Email của bạn với sự quản lý hộp thư đến tốt hơnBạn ít có khả năng để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn đang thực hiện quản lý email tốt. Tìm hiểu về làm thế nào để giảm lộn xộn trong hộp thư email đến của bạn với eBook miễn phí của chúng tôi:
Kết luậnLà một người kinh doanh, bạn sẽ đánh giá cao khả năng sử dụng hộp thư Outlook của bạn một cách hiệu quả hơn vì nó có tổ chức. Hơn hết là, bạn sẽ không phải lo lắng về việc bỏ lỡ một email quan trọng.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lọc Email Trong Outlook Vào Thư Mục Cụ Thể (Với Quy Tắc Rules) trên website Utly.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!